Zoals ik in mijn eerdere blog, met de titel ‘wat doet een business- en informatie analist?’ toegelicht heb, wordt een Business- en Informatie Analist ingezet wanneer een bedrijf tegen een probleem aanloopt of een verandering wil doorvoeren. Het doel van dit nieuwe blog is om je een idee te geven hoe je als Business- & Informatie Analist een probleem of een verandering op hoofdlijnen in kaart kunt brengen.

Vaak start je dan met het op hoofdlijnen in kaart brengen van het probleem of de verandering. Hoe je dit aanpakt en hoe je dit documenteert kan op verschillende manieren. Vaak hebben organisaties hun eigen aanpak hiervoor en hebben dan ook een eigen template om dit te documenteren. Er is hier geen goed of fout in.

Een handig hulpmiddel waar ik tijdens een recente opdracht mee kennis heb gemaakt is het “Business Analysis Core Concept Model™”, afgekort BACCM™, van IIBA. IIBA is het International Institute of Business Analysis. Dit instituut is opgericht voor het ontwikkelen en onderhouden van standaarden op het gebied van business analyse en voor het certificeren en de (h)erkenning van de beoefenaars. In de Business Analysis Body of Knowledge (BABOK), hét standaardwerk voor Business Analisten, wordt het concept en de achtergrond van het model uitgebreid uitgelegd. Wil je er dus alles over weten, dan raad ik je aan om de informatie in de BABOK te lezen. Ik wil het er in dit blog vooral over hebben hoe ik het gebruik voor een eerste, high-level, impact analyse.

Het model gaat uit van 6 kernconcepten die in onderstaand diagram staan weergegeven. Het diagram helpt stakeholders om de relaties en afhankelijkheden tussen de concepten te begrijpen. De concepten zijn allemaal even belangrijk en noodzakelijk en hangen allemaal met elkaar samen. Ieder concept heeft dus een belangrijke impact op het geheel.

Conceptuele leidraad voor inleidend gesprek met opdrachtgevers en stakeholders

Je gebruikt de concepten als leidraad in het gesprek dat je hebt met je opdrachtgever en eventuele andere stakeholders die je in dit stadium al wil spreken. Het is handig om een template te hebben die je gaat invullen. Bij Valid hebben we zo’n template gemaakt , zodat de Business- en Informatie Analisten het wiel niet telkens opnieuw hoeven uit te vinden.

Per kernconcept zijn er een aantal standaard vragen die je kunt stellen om de template te vullen en om het probleem of verandering op hoofdlijnen goed in kaart te krijgen. Dit kan vervolgens met de opdrachtgever besproken worden. Op basis hiervan kunnen vervolgstappen genomen gaan worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een uitgebreide business analyse, de aanschaf en implementatie van een nieuw systeem of het doorvoeren van procesverbeteringen.

Onderstaand staan per kernconcept een aantal vragen die gesteld kunnen worden. Uiteraard is dit niet compleet en kunnen er altijd nog aanvullende vragen gesteld worden:

Context

De omstandigheden die de verandering beïnvloeden of die door de verandering beïnvloed worden. Beschrijft de omgeving waarin de oplossing zal functioneren. Denk aan factoren zoals bestaande systemen, organisatiecultuur en externe invloeden.

• Wat is de context waarin we ons bevinden?
• Wat is de context waarin de oplossing zich bevindt?
• Wat zijn eventuele beperkingen binnen de context die kunnen verhinderen dan de waarde (value) wordt gerealiseerd?

Welke omstandigheden binnen de omgeving kunnen de verandering beïnvloeden of kunnen er door beïnvloed worden? Denk aan omstandigheden als houdingen, gedragingen, overtuigingen, concurrenten, cultuur, processen, producten, projecten, technologie, etc. 

Stakeholder

Een individu of een groep met een relatie tot de verandering, de behoefte of de oplossing. Vertegenwoordigt individuen of groepen die beïnvloed worden door de behoefte of de oplossing. De betrokkenheid van stakeholders (belanghebbenden) is cruciaal voor een succesvolle implementatie.

• Wie zijn de betrokken belanghebbenden?
• Wie heeft de behoefte?
• Wie is geïnteresseerd in, wordt beïnvloed door of kan invloed uitoefenen op de verandering of oplossing?
• Wat zijn de kenmerken van de belanghebbenden?
• Welke zorgen hebben belanghebbenden over de verandering?

Need

De behoefte. Het probleem, de kans, de beperkingen die moeten worden aangepakt. Inzicht in de behoefte zorgt voor afstemming op bedrijfsdoelen.

• Wat zijn de behoeften waaraan we proberen te voldoen?
• Welke problemen proberen we op te lossen?
• Welke kansen proberen we te benutten?
• Zijn er conflicterende behoeften?
• Hoe kunnen we de behoeften prioriteren?

Value

De waarde, het belang of het nut van de verandering voor de stakeholders. Benadrukt de voordelen die de oplossing zal opleveren. Of het nu gaat om kostenbesparingen, efficiëntiewinst of een verbeterde klantervaring, waarde bepaalt de besluitvorming.

• Wat beschouwen stakeholders als waardevol?
• Is er verschillende waarde voor verschillende stakeholders?
• Wat beïnvloed t de waarde?
• Hoe kunnen we de potentiële waarde van de oplossing beoordelen en meten?

Change

De verandering. De actie als reactie op een behoefte. Het algemene doel van de meeste veranderingsinitiatieven is de prestaties van een onderneming te verbeteren.

• Wat voor een soort veranderingen gaan we doorvoeren?
• Welke verandering is nodig om aan de behoefte te voldoen?
• Wat moet er verbeteren?
• Welke veranderstrategie zorgt voor de hoogste waarde voor de stakeholders binnen de context?

Solution

De oplossing. Een specifieke manier om te voldoen aan een of meerdere behoeftes. Vertegenwoordigt de voorgestelde oplossing of het voorgestelde systeem. Dit kan een softwaretoepassing, procesverbetering of een ander initiatief zijn.

• Wat zijn de oplossingen die we creëren of veranderen?
• Hoe wordt het probleem opgelost?
• Hoe kunnen we de kans benutten?
• Hoe kunnen we de hoogte bereiken voor de belanghebbenden binnen de context?
• Wat zijn de noodzakelijke of gewenste kenmerken van oplossingen?
• Voldoet de voorgestelde oplossing aan de behoefte?
• Levert de oplossing de potentiële waarde?

Laat ons jouw organisatie naar succesvolle veranderingen leiden

Met dit blog heb je een goede indruk gekregen van het gestructureerd- en op hoofdlijnen in kaart brengen van een probleem of verandering. Zoals beschreven, is dit geen absolute aanpak en is het situationeel afhankelijk hoe je je probleem of verandering kan analyseren. Loopt jouw organisatie tegen zaken aan bij het gestructureerd inventariseren van problemen of veranderingen? Wij kijken graag met je mee om met onze expertise en ervaring te helpen bij het succesvol doorvoeren van veranderingen binnen jouw organisatie.

Voor meer informatie neem contact op met Wendy Groven – Hogenboom.