De risico’s van greenwashing liggen op de loer. Met de invoering van de CSRD kan elke organisatie kiezen welke weg ze bewandelt: enkel richting compliancy of naar bevordering van een duurzamere wereld. Kies en communiceer je keuzes bewust. Na twee introductiestukken over de CSRD behandelen we in deze blog de project- en verandermanagement aspecten van de CSRD. Welke stappen dien je te volgen om volgens de richtlijn te rapporteren en adequaat te acteren? Wat is hier bijzonder aan, is het een ‘gewoon project’ of een complex veranderprogramma?  

Wanneer je denkt over duurzaamheid kan je twijfels hebben over de te nemen standpunt: cynisch, optimistisch, pragmatisch… Toen ik hoorde dat Philip Morris International, de sigarettengigant, voorop loopt op duurzaamheidgebied moest de cynicus in mij inwendig lachen.

Nog een reden om de nieuwe regelgeving met argusogen te bekijken: die is nog in ontwikkeling… en er komen Europese verkiezingen aan in juni 2024. Zal de CSRD daarna worden aangepast? Als je ziet welke hoofdpijnen de Sustainable Finance Disclosure Regulation (SFDR) veroorzaakt dan kun je tot de conclusie komen dat het beter kan zijn om af te wachten liever dan om voorop te lopen. 

Hoe kijkt jouw organisatie tegen de CSRD aan? Puur en alleen met een focus op compliancy en minimale verslaglegging? De organisatie heeft immers meer dan genoeg op haar boord, deze extra verplichting kan je missen als kiespijn. Of grijpt ze dit moment aan om een stevige ESG-strategie op te zetten? 

Mijn advies: wees pragmatisch én proactief. Ja, de wetgeving is aan verandering onderhevig, maar je kunt van alles voorbereiden, en alle beetjes helpen. Zoals Bloomberg het schrijft in relatie tot Philip Morris “Thank You for Smoking and Saving the Planet”, “How do you measure a good company? (…)  Robert Eccles believes in the possibility that a good company can be one that does less of something bad, and he uses data to prove it.” 

Welk uitgangspunt je ook kiest, hopelijk gaat dit stuk je helpen om de eerste stappen te nemen. En je zult het begrijpen: je kan beter tijdig starten want er komt veel op je af. 

Gewoon een project? Of is de reis naar CSRD bijzonder? 

Afhankelijk van jouw perspectief – behoudend of ambitieus, reactief of proactief – kan je verschillende aanpakken volgen. Een grootschalig purpose-driven programma of een bescheiden business-IT-project opzetten. Een CSRD-compliancy reis is geen lineair of eenmalig project, maar een continu en iteratief proces dat flexibiliteit en aanpassingsvermogen vereist. Ook gezien de onzekerheden lijkt je een Agile benadering aan te bevelen boven een waterval-aanpak.  

Dit zijn normale overwegingen als je start met een nieuw initiatief. Samen met mijn Change Makers collega’s begeleiden we je graag om de beste keuze te maken voor jouw situatie.

Wat CSRD wél bijzonder maakt zijn de volgende twee aspecten:  

• Het aantal belanghebbenden, hun betrokkenheid in het proces; 
• De complexiteit van de te rapporteren informatie, onder andere vanwege de reikwijdte van de keten. 

Voor dat we ons voorgesteld proces uit de doeken doen, laten we deze twee aspecten eerst goed onder de loep nemen. 

Multidisciplinaire- en ketenbenadering 

De CSRD gaat over duurzaamheid in relatie tot de directe – en indirecte – impact van je organisatie op het milieu, op sociaal gebied en wat betreft behoorlijk bestuur. Met “directe en indirecte impact”, denk aan hoe lang je keten is. Waar komen de grondstoffen in jouw productieproces vandaan vanuit je ‘upstream activiteiten’?  En waar eindigen de effecten van jouw primaire processen in de ‘downstream activiteiten’, bijvoorbeeld het recyclen van je producten als consumenten er vanaf willen? De CSRD zet hier geen grenzen op dus dien je heel eerlijk na te gaan hoe groot je impact is. De bepaling van de reikwijdte van jouw organisatie-keten zal bepalen wie je betrekt in het CSRD-compliancyproces. 

De CSRD gaat verder dan rapporteren over de prestaties van je organisatie. Je dient een strategie te ontwikkelen, doelstellingen te definiëren en actieplannen hieraan te koppelen. Je moet dus afspreken wie in de organisatie gaat over welke consequenties van de CSRD. Sterker nog, de CSRD aangeeft geeft aan dat je interactie met je stakeholders moet hebben, in ieder geval in het kader van de materialiteitstoets. En dan dienen die verantwoordelijke personen hun interne en externe belanghebbenden weten te overtuigen om mee te werken aan de rapportage-eisen van de CSRD.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Milieu-impact, zoals emissies van broeikasgassen: inkoop, verkoop, productie… die in contact moeten treden met leveranciers, distributie-partners en klanten; 
• Sociaal-impact: HR, alle managementlagen, alle functies waar mensen een rol spelen, inclusief mensen die in je keten werken of impact voelen van jouw producten of diensten; 
• Behoorlijkbestuur-impact: directie, raad van commissarissen, aandeelhouders, banken… en ook wederom je ketenpartners;
• Rapportage- en compliancy-proces: finance, control, audit, communicatie;
• Data- en informatiemanagement: IT, functioneel beheer, informatiebeveiliging en privacy. 

Een CSRD-project of -programma is wat betreft de setup ‘gewoon’ omdat je na moet gaan wie de stakeholders zijn, maar ook bijzonder vanwege de omvang van het onderwerp.  

Complexe rapportage-eisen, onvoorziene consequenties 

Zoals vermeld in de tweede blog in deze reeks: “Houdt in je achterhoofd dat “CSRD-data” ook tekst betreft.”  En juist hierom moet je dus ook een heldere vastlegging hebben van programma- en projectmanagement en hoe deze concreet bijdragen aan de bedrijfsstrategie en daaruit voorkomende concrete doelen.  

Plus waarop deze doelen gebaseerd zijn, zoals een inschatting van een sectorgemiddelde. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat de strategie voor de komende drie jaar is om de CO2-uitstoot met 20% te verlagen. Je moet dan dus wel eerst een concreet beeld hebben van wat het nu is. De inschatting die je vandaag maakt van wat je uitstoot is, zal waarschijnlijk heel anders zijn over een paar jaar. Want dan weet je veel beter wat je uitstoot precies is en welke onderdelen van jouw processen allemaal invloed hebben op deze cijfers.  

Stel je voor dat je kijkt naar de hoeveelheid broeikasgassen die je bedrijf uitstoot. In 2029 ontdek je dat het gemiddelde van jouw sector echter niet op jou van toepassing is. In feite waren jouw emissies in 2024 al lager dan dat gemiddelde! Elk jaar had je keurig gemeld dat je dichter bij je doel kwam vergeleken met het gemiddelde. Maar in die vijf jaar heb je steeds nauwkeuriger gemeten in plaats van in te schatten. Na het nemen van allerlei maatregelen, kom je in 2029 tot de conclusie dat je eigenlijk maar 10% verbeterd hebt ten opzichte van het gemiddelde. In het nieuwste jaarverslag moet je nu uitleggen waarom de cijfers zijn veranderd. Hoe zal dit binnenkomen bij aandeelhouders, klanten en medewerkers? 

Transparantie: slecht nieuws, goed nieuws? 

Het streven van de CSRD is om transparantie te bevorderen zodat duidelijk is voor de organisatie en haar belanghebbenden hoe het zit met ESG-prestaties. Transparantie is maatschappelijk gewenst. De consequenties heb je echter niet altijd in de hand. Hier dient jouw aanpak rekening mee te houden.  

Dat duurzaamheidwerkelijkheid weerbarstig is heeft Lego recentelijk ervaren. De fabrikant van het geliefde speelgoed is grootgebruiker van fossiele grondstoffen: de Lego- en Duplo-steentjes worden gemaakt van ABS, een op olie-gebaseerde plastic. Dit materiaal blijft 100 tot 1300 jaar intact in de zee als zwerfafval. Lego is al lang op zoek naar alternatieven voor zijn fossiele plastic, biobased of gerecycled materiaal. Onlangs kwamen ze in het nieuws met de mededeling dat ze hun poging staken om gerecyclede plasticflessen te gebruiken. Wat slecht nieuws is voor het milieu kan dus goed nieuws zijn voor de door de CSRD beoogde transparantie.  

Concrete en realistische cijfers 

De CSRD helpt je om na te gaan welke ESG-doelstellingen je nastreeft. De twaalf European Sustainability Reporting Standards (ESRS) zijn deels verplichtingen en ook zeer handig om je hierbij te helpen. Zie onze eerste blog voor een overzicht van de twaalf ESRS. Voor elke ESRS-onderwerp, cq ‘topic’, zijn sub-topics en sub-sub-topics ontwikkeld. Hieronder een fictief voorbeeld van hoe je een strategie kunt vertalen naar concrete KPI’s en doelstellingen. 

We legde in de vorige blog uit dat een uitdaging van de CSRD ligt in het vertalen van bepaalde cijfers, zoals je elektriciteitsfactuur naar nieuwe getallen, zoals je scope 1 “metric tons of carbon dioxide equivalent” (mtCO2e). In het tabel tref je twee andere voorbeelden: “ziekteverzuim percentage” en “aantal bevestigde incidenten van corruptie of omkoping bij business partners.” De eerste kun je waarschijnlijk zo aanleveren. Het tweede ook?  

Materiality Assessment als eerste stap 

Om te bepalen welke doelstellingen en KPI’s voor jouw organisatie van belang zijn, zul je de horde moeten nemen van de dubbele materialiteitstoets (“materiality assessment”). De uitkomst hiervan zal de reikwijdte en de ESG-topics bepalen die materieel zijn voor je organisatie.  

Vervolgens onderzoek je welke relevante data je uit welke bronsystemen kunt exporteren, welke data je moet transformeren en welke informatie nog ontbreekt. Pas nadat je een complete gap-analyse hebt uitgevoerd kun je volledig aan de slag met het bepalen van doelstellingen en plannen om die te halen. Het verzamelen van data kun je als een parallel proces zien ten opzichte van het verbeteren van je prestaties. 

Zie erop toe dat je elke stap van het proces vastlegt. Net als voor elke auditable proces is het net zo belangrijk om, naast de uiteindelijke resultaten, vast te leggen hoe je doet wat je doet en waarom je welke keuze maakt. De stap ‘externe assurance’ kun je op meerdere momenten initiëren. Het lijkt me verstandig (dit advies heb ik ook gehoord van duurzaamheidsmanagers) om je auditor, je accountant bijvoorbeeld, te betrekken tijdens de materialiteitsbeoordelingstoets. De accountant van jouw organisatie is immers uitermate in staat om te beoordelen wat materieel is en wat niet. 

PDCA en verandermanagement 

Naleving van CSRD is geen eenmalig project. Het betreft een doorlopend proces dat voortdurende verbetering vereist. Vandaar dat een PDCA-cyclus weergegeven staat over bijna het geheel plaatje. 

Naast de nodige programma- c.q. projectmanagement kwaliteiten zal verandermanagement essentieel worden voor CSRD-compliancy. Het helpt om: 

• De visie, de doelen en de voordelen van de verandering effectief te communiceren en af te stemmen met de sponsors en stakeholders, zowel intern als extern;
• De betrokkenheid en het eigenaarschap te vergroten binnen je organisatie en in je waardeketen want vertrouwen in elkaars intenties wordt een groot onderwerp. Risico’s rond weerstand zullen optreden, je zal hierop moeten acteren;
• De capaciteiten, de competenties en de cultuur te ontwikkelen en onderhouden die nodig zijn om duurzaamheid te integreren in de besluitvorming, de processen, de systemen van de organisatie en de mensen;
• De voortgang en de resultaten van de CSRD te meten, te evalueren en te verbeteren door middel van monitoring, rapportage en feedbackloops;
• Je aan te passen aan veranderende omstandigheden en inzichten. Daarbij acties uitzetten bij eventuele achterstand. Maar zeker ook het vieren van successen. 

Het is fijn als je organisatie reeds een bewezen methode rond verandermanagement gebruikt. Mocht die nog niet voorhanden zijn en zoek je hulp, laat het me weten: mijn Change Makers collega’s delen graag hun ervaring op dit gebied. 

Aan de slag!

De CSRD is een belangrijke stap in de richting van een meer duurzame en transparante economie, maar het brengt ook aanzienlijke uitdagingen en veranderingen met zich mee. Het voldoen aan de CSRD vereist niet alleen het verzamelen, analyseren en rapporteren van grote hoeveelheden gegevens, maar ook het ontwikkelen of aanpassen van je ESG-strategie. Je organisatie zal duurzaamheid moeten integreren in de kern van haar bedrijfsvoering. Dit is geen eenvoudige taak en het succes ervan hangt grotendeels af van de manier waarop de verandering wordt begeleid en gemanaged. 

Maak het niet te snel te groot. Begin met de materialiteitsbeoordelingstoets. Dit is al een klein project op zich, een goede manier om kennis te maken met de materie en je stakeholders te betrekken. En adopteer een agile aanpak, gezien de vele onzekerheden lijkt het de beste manier om met de CSRD aan de slag te gaan.