AZL

Valid helpt AZL om pensioenadministratie naar de cloud te brengen

AZL is een pensioenuitvoerder van formaat, die besloten heeft om systemen en diensten uit te besteden die niet tot de kernactiviteiten behoren. Toen het zelf ontwikkelde uitbetalings- of excasso-systeem – dat nog uit de jaren negentig dateerde – aan vernieuwing toe was, werd Valid gevraagd hieraan bij te dragen. Het systeem moest ook naar de cloud worden gebracht. Een omvangrijke klus die ondanks  grote tijdsdruk met veel succes is geklaard.

Context: het begint met een duidelijke visie op IT

Het pensioenstelsel is volop in beweging. Dat vergt veel flexibiliteit en schaalbaarheid in de uitvoering. Zowel de bedrijfsprocessen als de ondersteunende IT-moeten in staat zijn mee te gaan in verandering. Betrouwbaarheid is een van de redenen waarom opdrachtgevers kiezen voor AZL. Een juiste en efficiënte administratie is een absolute must voor een goede pensioenuitvoering. Dat verwachten zowel opdrachtgevers als werknemers.

Op  IT-gebied kiest AZL voor:

  • Modulaire infrastructuur
  • Scheiden van data en applicaties
  • Cloud-first
  • Uitbesteding van non-core activiteiten

“Het gaat in onze IT-strategie om de kern van de administratie. De essentie is dat wij bouwstenen hebben waarmee we verschillende kanten op kunnen.” Dat zegt Edward Heijkers, Directeur IT van AZL. “Onze IT-systemen zijn flexibel ingericht, zodat ze eenvoudig aangepast kunnen worden en invulling kunnen geven aan de toekomstige functionele wensen en eisen met het oog op het nieuwe pensioenstelsel.”

Door functionaliteit en data van elkaar te scheiden, wordt het veel eenvoudiger om de IT geheel of gedeeltelijk uit te besteden. De keuze voor cloud is zwaarwegend, mede omdat De Nederlandsche Bank als toezichthouder zware eisen stelt.

Kantoorpand AZL
Valid – zakelijk 2
Uitdaging: excasso-systeem 100 procent correct vervangen

AZL heeft besloten om systemen en diensten uit te besteden die niet tot de kernactiviteiten behoren. De bruto/netto-berekening als onderdeel van de uitbetaling van pensioengelden, is daar een voorbeeld van. Het bestaande excasso-systeem moest jaarlijks worden aangepast, onder meer vanwege wijzigingen in belastingpercentages en belastingwetgeving. Toen het systeem toe was aan vernieuwing, lag het voor de hand functionaliteit en onderhoud daarvan uit te besteden.

AZL koos na een uitgebreid selectietraject voor het externe, in de cloud draaiende excasso-systeem van Visma. Een intern projectteam begon vervolgens samen met Visma aan de voorbereidingen voor de implementatie. “Het excasso-systeem is van belang voor onder andere de pensioenuitkeringen en waardeoverdrachten. Dat zijn essentiële processen voor AZL, die echter niet tot onze kernactiviteiten behoren”, legt Heijkers uit. “Zodoende kwamen we tot de conclusie dat uitbesteden een prima oplossing was. De doelstelling daarbij was duidelijk: een gegarandeerd 100 procent correcte overgang vanuit de huidige situatie naar de nieuwe stabiele situatie, ondersteund door het nieuwe systeem.”

Voordeel van de samenwerking: project vlotgetrokken

Door een wisseling in het projectmanagement binnen AZL raakte Ernst Heymans als externe projectmanager van Valid bij het project betrokken. Deze dienstverlener heeft een langdurige relatie met AZL. De pensioenuitvoerder maakt gebruik van IT-services en projectmanagement van Valid. Bij de overname van het project – vier maanden voor de beoogde oplevering – kwam Heymans al snel tot de conclusie dat er weliswaar veel werk verzet, maar dat nog te veel stappen gezet worden om op tijd klaar te zijn.

Heijkers: “De boodschap dat we de migratie beter konden uitstellen was niet wat we hadden willen horen, maar we maakten al snel de keuze om het advies op te volgen. Liever legden we de focus op juistheid en volledigheid dan op snelheid. Door de open manier van communiceren en de gedegen inhoudelijke afstemming met Valid, hadden we er alle vertrouwen in dat het project alsnog succesvol zou verlopen.”

Heymans stelde een plan op om het project alsnog tot een goed einde te brengen. Het vijf-fasen-plan bestond uit:

A: Inventarisatie van hiaten en verbetering van designs op het gebied van procesinrichting, conversiestrategie en conversiecontrole, en de inrichting van de interface met Visma.

B: Verbetering en uitbreiding van reeds ontwikkelde software voor de conversie en de controle daarop.

C: Conversie- en Integratietesten.

D: Voorbereiding op de implementatie.

E: Hypercare-periode na implementatie.

“Door de open manier van communiceren en de gedegen inhoudelijke afstemming met Valid, hadden we alle vertrouwen in de migratie.”

Edward Heijkers Directeur ICT AZL
Valid – vrouw man werkplek
Valid – vrouw man overleg werkplek
Oplossing: strak projectmanagement

Tijdens de uitvoering van het vijf-fasen-plan was aandacht voor alle onderdelen van het projectmanagement van groot belang. Focus houden op de deadline, anticiperen en continu bijsturen van de planning en budget waren een absolute must. Samen met de afdeling Risk Management van AZL werden risicoanalyse en mitigerende maatregelen opgesteld, en werd er continu gemonitord. De projectmanager en zijn team hielden de interne en externe organisaties goed op de hoogte.

Er is veel tijd gestoken in het opzetten en uitvoeren van de diverse testen. De conversie is in volledigheid met gebruikmaking van een productiebestand van alle fondsen (ruim 196.000 deelnemers) uitgevoerd.Snelheid was noodzakelijk omdat de beschikbare beperkt was. Het implementatiedraaiboek bestond uit ruim drieduizend activiteiten en controles, die in kort tijdsbestek zijn uitgevoerd.

Het resultaat: implementatie geslaagd

De aanpak en de uitkomsten zijn getoetst en goed bevonden door een onafhankelijke auditor. De datamigratie is exact binnen het tijdsbestek van de geplande tien werkdagen uitgevoerd. Conversie-issues werden dagelijks nauwkeurig bijgehouden en opgelost. Heymans: “De eerste pensioenbetalingen met het nieuwe excasso-systeem waren natuurlijk cruciaal.”

De nieuwe omgeving is op tijd live gegaan de 100 procent correcte overgang naar het nieuwe excasso-systeem was daarmee een feit. Het leverde geen merkbaar verschil op voor de honderdduizenden gepensioneerden, behalve een kleine cosmetische verandering in de omschrijving op het bankafschrift. Ook de pensioenfondsen hebben er in de praktijk niets van gemerkt. Daar was het om te doen,” besluit Heijkers.

AZL
  • Bestaat ruim 55 jaar
  • Adviseert meer dan 50 grote en kleine pensioenfondsen en verzorgt hun administratie
  • Bij deze fondsen zijn duizenden werkgevers aangesloten en in totaal zo’n 1,5 miljoen werknemers
  • Meer dan 600 werknemers
Meerwaarde Valid
  • Strak, maar niet rigide project management
  • Open communicatie
  • Intensieve afstemming en samenwerking met de externe leverancier
  • Meerwaarde gedurende alle fases van het project
  • Kennis van zaken
  • Resultaatgericht
  • Teamwork