Goede aanknopingspunten voor verdere professionalisering

AZL is een pensioenuitvoerder van formaat. Naast adviesdiensten verzorgt AZL de administratie voor meer dan 50 grote en kleine pensioenfondsen met duizenden aangesloten werkgevers en in totaal zo’n 1,5 miljoen werknemers in Nederland. 

Zoals elke organisatie is pensioenuitvoerder AZL volop in beweging. Dit uit zich in tientallen projecten op jaarbasis – groot en klein – voor vernieuwing, verbetering en verandering. Van IT, de organisatie, bedrijfsprocessen, cultuur … noem maar op. Het is een goede zaak om af en toe de thermometer te steken in de kwaliteit van management en uitvoering van projecten. Kan het beter, sneller, gemakkelijker en met meer resultaat? AZL heeft gebruik gemaakt van de Valid Project Health Check als nulmeting om de gang van zaken rondom projecten tegen het licht te houden. Dat gaf praktische bruikbare inzichten, met als algemene conclusie: het gaat goed maar het kan nog beter!

Context: verandering als constante

Rob Meyer is als Manager Change sinds eind 2020 bij AZL verantwoordelijk voor het beheer en de uitvoering van projecten. Bij AZL lopen bijna 60 projecten binnen de portfolio’s Change, Innovatie en Implementatie. Grote stimulansen zijn momenteel de groei van de business en de ingrijpende herziening van het pensioenstelsel (Wet Verbeterde Pensioenregeling - WVP Plus). Beide ontwikkelingen brengen veel veranderingen met zich mee, voor de organisatie, de IT en ook de klanten. Sommige veranderingen zijn goed zichtbaar voor de buitenwereld. Zo is Mijn Pensioenplan, de nieuwe pensioenplanner van AZL, genomineerd voor de Computable Awards 2021 in de categorie Grootzakelijke projecten. Deelnemers van de bij AZL aangesloten pensioenfondsen kunnen met Mijn Pensioenplan hun pensioen op maat instellen.

Uitdaging: grip houden op doorlooptijd, kwaliteit en budget

Meyer kreeg bij zijn aanstelling als opdracht mee: zorg voor verdere professionalisering van de manier waarop AZL projecten aanpakt en uitvoert. “Wij werken aan grote, vaak complexe trajecten. De pensioenwereld is meer dan ooit in beweging en wij spelen daar proactief op in. Dat betekent dat we grootschalige transities begeleiden, maar ook dat we continu kijken wat de markt nodig heeft en daarin proberen te pionieren”, zegt Meyer. “Als je nieuwe paden bewandelt, is het extra uitdagend om strak te sturen op planning en budget. Innovatie is belangrijk, maar dat moet wel zorgvuldig en kostenbewust gebeuren. Vandaar dat we met middelen als de Valid Health Check de vinger aan de pols houden om te kijken hoe we nog efficiënter en klantgerichter kunnen werken.” 

Oplossing: Project Health Check als nulmeting

Meyer is te rade gegaan bij Valid. De relatie van AZL en Valid gaat al meer dan tien jaar terug. Valid ondersteunt AZL op het vlak van IT-services en applicatie-ontwikkeling. Daarnaast voorziet Valid in projectmanagementexperts en -expertise. De Project Health Check is één van de tools die Valid inzet om klanten te helpen inzicht te krijgen in de kwaliteit van de projecten en om grip te houden op het verloop van verbetertrajecten.

“Dankzij de Health Check hebben we AZL een beeld kunnen geven van de mate van volwassenheid van het projectmanagement. Wij kijken altijd met een positief kritische blik naar op welke punten winst te behalen valt en waar eventueel aanpassingen noodzakelijk zijn”, zegt George Schrooten, Senior Project Manager bij Valid. Samen met Valid-collega Roger Geilenkirchen, eveneens Senior Project Manager, heeft hij de Health Check uitgevoerd. 

Geilenkirchen: “Door middel van interviews met stakeholders en het invullen van een vragenlijst is er een score toegekend aan elf building blocks voor succesvol projectmanagement. De uitkomsten laten zich mooi samenvatten in een zogeheten radardiagram.” 

De building blocks hebben betrekking op het sturen op de volgende aspecten:

• Businesscase 
• Financieel 
• Risico's
• Kwaliteit
• Projectteam
• Scope en changes
• Inkoop en contracten 
• Communicatie en stakeholders 
• Configuratie en informatie
• Planning
• Implementatie

De score per building block kan variëren tussen 0 (slechtst mogelijke score) en 40 (best mogelijke score). 

Afhankelijk van de functie en de rol binnen AZL-projecten is van iedere stakeholder bepaald welke building blocks op welk detailniveau moesten worden besproken. Stakeholders en projectmanagers hebben daarnaast een vragenlijst ingevuld. Ook een aantal projectmanagers van Valid die goed bekend zijn met AZL heeft de vragenlijst ingevuld. Schrooten: “De informatie uit de interviews en vragenlijsten hebben we gebruikt om een score toe te kennen per building block. Het radardiagram laat goed zien hoe de volwassenheid per building block is, hoe de building blocks zich ten opzichte van elkaar verhouden en waar relatief de meeste winst te behalen valt.”

Resultaten: snel inzicht

De gedegen aanpak van Valid heeft snelheid niet in de weg gestaan. “Binnen enkele weken na opdrachtverlening konden we al aan de slag met de resultaten”, zegt Meyer. “We hebben een aantal aspecten direct opgepakt, zoals versterking van de Business Impact Analyses en het scherper in beeld krijgen van de wensen en eisen van alle stakeholders.” Ook aan soft skills zoals communicatie en feedback wordt gewerkt. “De hele organisatie doet mee. Mensen hoeven niet terughoudend te zijn in het geven van hun mening. We willen geen afrekencultuur.” 

Meyer kijkt terug op een plezierige en vruchtbare samenwerking met Valid. De gedegen en praktische aanpak, en de open en respectvolle communicatie hebben geleid tot een geslaagd traject. Iedereen heeft zich gehoord gevoeld. Dat maakt dat de uitkomsten breed gedragen worden. Dit draagvlak vergemakkelijkt de verbeteringsmaatregelen omdat daar begrip voor is. “Alles wat in het rapport staat, leidt tot verbetering, dat ziet iedereen”, zegt Meyer.

AZL is geen beginner op het gebied van projectmanagement. Waar veel organisaties nog in de fase verkeren om klantgericht te leren werken, zet AZL al de volgende stap: naar een procesgerichte oriëntatie. Schrooten: “De algemene indruk van de projectmanagementprocessen: er is visie, de structuur is netjes, maar de scherpte in de uitvoering en de sturing kunnen beter. Iedereen die we spraken heeft oprecht hart voor de zaak en een positief kritische instelling. Collegialiteit en afstemming tussen projectmanagers wordt als positief ervaren. Kortom, de basis is goed en dat maakt het gemakkelijker om de puntjes op de i te zetten.”

AZL

AZL adviseert en verzorgt al meer dan 50 jaar de administratie van tientallen pensioenfondsen met in totaal bijna 1,5 miljoen deelnemers. Pensioenfondsen, werkgevers én hun medewerkers streven naar een optimaal en toekomstbestendig collectief pensioen. Wij maken dit gedeelde streven mogelijk. In het snel veranderend pensioenlandschap is ‘samen’ hierbij de sleutel. Want samen kun je meer, leer je van elkaar en deel je kosten en risico’s. Daar wordt iedereen beter van. Dankzij onze diepgewortelde kennis van pensioenmaterie, een schat aan ervaring en de wil om hard en nauwkeurig te werken, voeren wij tientallen unieke pensioenregelingen vlekkeloos uit. Door intensief samen te werken met uiteenlopende opdrachtgevers en zo een antwoord te vinden op hun specifieke vragen, zijn wij dé experts in het omgaan met veranderingen.
AZL maakt deel uit van NN Group (Nationale Nederlanden). https://www.azl.eu