Procesmanagement

In snel veranderende markten is efficiëntie essentieel. Maar werken jouw bedrijfsprocessen wel optimaal? Merk je dat sommige taken te veel tijd kosten, of dat er ruimte is voor verbetering in snelheid en gebruiksgemak? Als organisatie stel je doelen en wil je deze zo efficiënt mogelijk behalen. Dit bereik de processen binnen een bedrijf te optimaliseren met procesmanagement, en dat begint bij het in kaart brengen van je bedrijfsprocessen.  In veel organisaties maakt procesmanagement onderdeel uit van proces strategisch management: het structureel verbeteren van processen in samenhang met de langetermijndoelen van de organisatie.

 

Procesmanagement is een systematische aanpak gericht op het identificeren, analyseren en optimaliseren van organisatieprocessen. Het doel? Efficiëntie verhogen, kwaliteit verbeteren en je organisatie in staat stellen haar doelen te bereiken. Door processen te stroomlijnen en beter te beheren, speel je sneller in op marktveranderingen en voldoe je beter aan klantbehoeften. 

 

Effectief procesmanagement maakt hierbij het verschil: niet door willekeurige aanpassingen, maar door gestructureerde, onderbouwde verbeterstappen met blijvend resultaat. Een procesmanager speelt hierin een sleutelrol: deze professional coördineert, begeleidt en bewaakt het gehele verbetertraject.

Procesmanagement
Foto resultaat

Wat houdt procesmanagement in?

Procesmanagement brengt de verschillende stromen van producten, diensten en informatie binnen de organisatie in kaart. Door deze processen te analyseren en te optimaliseren, identificeer je knelpunten en verbeterpunten. Denk hierbij aan onnodige stappen, vertragingen, gebrekkige afstemming of overbodige handelingen. Door gerichte verbetermaatregelen te treffen, kunnen processen soepeler, sneller en consistenter verlopen. 

Dit leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering en meer waarde voor de klant, doordat processen bijvoorbeeld sneller en consistenter verlopen, de kans op fouten afneemt en de klant een betere ervaring krijgt. Tegelijkertijd ontstaat er meer grip op de onderlinge samenhang tussen teams, systemen en activiteiten. Dat zorgt voor een wendbare organisatie die beter kan inspelen op veranderingen en kansen in de markt. 

Onze aanpak: praktijkgericht en op maat

Procesmanagement in de praktijk vraagt om een aanpak die zowel gestructureerd als flexibel is. We hanteren daarom een praktische en mensgerichte benadering, gebaseerd op onze jarenlange ervaring in procesoptimalisatie. We begrijpen dat elke organisatie uniek is en passen onze aanpak aan op jouw specifieke doelen en uitdagingen

De aanpak is gericht op duurzame procesverbetering waarbij kwaliteit en procesmanagement hand in hand gaan. We zorgen ervoor dat optimalisaties niet alleen efficiënt zijn, maar ook leiden tot hogere betrouwbaarheid en klanttevredenheid. De procesmanagement stappen: 

  • Procesidentificatie: We brengen de huidige processen van de organisatie in kaart. Dit houdt in het definiëren van primaire, ondersteunende en managementprocessen. Het identificeren van deze processen zorgt voor een duidelijke afbakening van de scope van verbeterinitiatieven.
  • Procesmodellering: We visualiseren processen met behulp van flowcharts, BPMN (Business Process Model and Notation) en andere modelleertechnieken, ondersteund door een procesmanagement tool. Hiermee worden processen inzichtelijk, reproduceerbaar en makkelijker te optimaliseren.
  • Procesanalyse: We analyseren processen om inefficiënties en knelpunten te identificeren. Met technieken zoals SWOT-analyses en root cause-analyses ontdekken we waar verbeteringen nodig zijn.
  • Procesontwerp en -verbetering: We herontwerpen processen om prestaties te optimaliseren. Denk aan het vereenvoudigen van workflows, het toepassen van lean procesmanagement om verspillingen te elimineren, of het implementeren van nieuwe technologieën.
  • Procesimplementatie: Samen met het team voeren we verbeteringen door. Dit vereist verandermanagement, training van medewerkers en het aanpassen van systemen. Effectieve communicatie en betrokkenheid van belanghebbenden zijn cruciaal.
  • Monitoring en controle: Na implementatie blijven we de processen volgen met KPI’s en dashboardsgeïntegreerd in procesmanagement software. Deze software biedt realtime inzicht in prestaties en ondersteunt continue verbetering. optimaliseren we verder. 
Foto mensen

Bij Valid geloven we dat betrokken medewerkers de sleutel zijn tot succesvol procesmanagement. Daarom baseren we onze werkwijze op principes zoals vroege betrokkenheid, open communicatie en transparantie, effectieve feedbackmechanismen en empowerment. Op deze manier creëren we maatwerkoplossingen die naadloos aansluiten bij jouw organisatie. 

Verandermanagement is cruciaal om de menselijke kant van veranderingen te begeleiden; het zorgt ervoor dat medewerkers de nieuwe processen begrijpen, accepteren en omarmen. Zonder procesmanagement ontbreekt structuur in het proces, maar zonder verandermanagement ontbreekt draagvlak – pas samen zorgen ze voor duurzame en succesvolle verandering.t ontbreekt draagvlak – pas samen zorgen ze voor duurzame en succesvolle verandering.

De voordelen van procesmanagement

Een goede implementatie van procesmanagement biedt verschillende voordelen:

  • Verbeterde efficiëntie: Door overbodige stappen te elimineren en processen te stroomlijnen, kunnen organisaties sneller en met minder middelen werken.
  • Hogere kwaliteit: Consistente en gecontroleerde processen verminderen de kans op fouten en verhogen de kwaliteit van producten of diensten.
  • Kostenreductie: Efficiëntere processen verlagen operationele kosten en zorgen voor een optimale inzet van middelen.
  • Hogere klanttevredenheid: Betrouwbare en snellere processen leiden tot een hogere klanttevredenheid en loyaliteit. 

Wat is het verschil tussen procesmanagement en projectmanagement?

Procesmanagement en projectmanagement worden vaak in één adem genoemd, maar ze richten zich op verschillende doelen binnen afdelingen van de organisatie.

Procesmanagement draait om het continu verbeteren van bestaande, terugkerende werkzaamheden. Denk aan klantaanvragen, facturatie of het onboarden van nieuwe medewerkers, processen die steeds opnieuw plaatsvinden en zo efficiënt mogelijk moeten verlopen. De focus ligt op stabiliteit, voorspelbaarheid en het verbeteren van bestaande processen over langere tijd.

Projectmanagement richt zich daarentegen op tijdelijke initiatieven met een duidelijk begin en einde. Een project heeft een afgebakend doel, zoals de implementatie van een nieuw systeem, een verhuizing of de ontwikkeling van een nieuw product. De nadruk ligt op planning, uitvoering binnen tijd en budget, en oplevering van een concreet resultaat.

Beide vormen van management vullen elkaar aan: projecten kunnen leiden tot nieuwe of verbeterde processen, en effectief procesmanagement zorgt ervoor dat de uitkomsten van projecten duurzaam worden ingebed in de organisatie.

Onze oplossingen

Werken je processen niet soepel? Vraag je je af of het sneller, efficiënter of gebruiksvriendelijker kan? De Valid Quick Scan geeft snel inzicht in je processen en knelpunten. 

De Business- en informatie analisten van Valid helpen je om bedrijfsprocessen en IT optimaal op elkaar af te stemmen. Ontdek wat onze Business & Informatie analisten voor je kunnen betekenen. 

De Valid Process Maturity Scan geeft inzicht in je procesvolwassenheid en concrete vervolgstappen. Samen werk je aan slimmere processen en duurzame verbetering.

In de praktijk: inzicht en impact

Klantcase: Proces inzicht bij WML

WML liep tegen knelpunten aan in het revisieverwerkingsproces. Valid bracht het proces in kaart met de Valid Quick Scan en vertaalde de analyse naar een helder verbeterplan met procesvisualisaties, gap-analyse en direct toepasbare optimalisaties. 

Hulpmiddelen bij het in kaart brengen van problemen en veranderingen

Een gestructureerde aanpak helpt om problemen en veranderingen helder in kaart te brengen. Zo ontstaat inzicht in processen, behoeften en waarde, als basis voor weloverwogen en effectieve vervolgstappen.

Klantcase: Vijf tips voor succesvolle systeemintegratie die leiden tot efficiëntere processen

Hoe blijf je als organisatie wendbaar én betrouwbaar in een snel veranderende wereld? Procesexpert Arjen Jacobs geeft vijf praktische tips, met een voorbeeld uit de praktijk bij Loyalis.

Wat doet een Business- en informatieanalist?

Stel je voor: je bent op een verjaardag en iemand vraagt wat je doet. Als je tester, developer of projectmanager bent, is dat zo uitgelegd. Maar als business- en informatieanalist wordt het een uitdaging.

Ontdek de mogelijkheden voor jouw organisatie
Valid – CTA 1