Een effectieve aanpak voor het uitvoeren van een gap analyse

Home Nieuwsberichten Een effectieve aanpak voor het uitvoeren van een gap analyse

In mijn eerdere blog heb je kunnen lezen over Het “Business Analysis Core Concept Model™”, van IIBA, een handig hulpmiddel voor high-level, impact analyse. Deze analyse kan als uitkomst hebben dat er gedetailleerde gap analyse nodig is.

Wat is een gap analyse?

Een gap analyse helpt bij het bepalen hoe een organisatie haar gestelde doelen kan behalen. Dit kan gaan over de implementatie van een nieuw CRM-systeem of het voldoen aan nieuwe privacywetgeving. Bij een gap-analyse vergelijk je de huidige situatie (ist) met de gewenste situatie (soll). Het verschil tussen deze twee situaties, de gap, toont de impact op de organisatie en wat er moet gebeuren om de gestelde doelen te bereiken.

Hoe pak je een gap analyse aan?

Een gestructureerde aanpak is essentieel bij een gap analyse. Ook is het belangrijk dat een analyse gedocumenteerd wordt. Hier zijn allerlei templates voor beschikbaar. Ook de Business- en Informatie Analisten van Valid gebruiken een Business Analyse template om deze gedegen te documenteren.

Hierbij worden de volgende stappen gevolgd:

Analyse van de huidige situatie (ist)
Analyse van de toekomstige, gewenste situatie (soll)
In kaart brengen van de gap
Conclusies en aanbevelingen

SCOPAFIJTH: Compleet en overzichtelijk

Om er zeker van te zijn dat alle aspecten binnen de organisatie bekeken worden en je geen cruciale zaken vergeet is het aan te raden om bij de analyse én bij het in kaart brengen van de gap gebruik te maken van SCOPAFIJTH. SCOPAFIJTH is een acroniem voor de meest voorkomende ondersteunende processen in een organisatie en staat voor: Security, Communicatie, Organisatie, Processen, Administratieve Organisatie, Financieel, Informatie, Technology en Huisvesting.

Aspect	Voorbeeld
Security: De beveiliging van gegevens en de bescherming van fysieke en digitale eigendommen	Ga na of het nieuwe systeem voldoet aan de gestelde beveiligingsstandaarden van de organisatie, zoals gegevensversleuteling en toegangscontrole
Communicatie: De impact op de interne en externe communicatie en de gebruikte communicatiekanalen	Check of er iets moet wijzigen voor wat betreft de communicatie met stakeholders. Bijvoorbeeld intranet, de website, mailings
Organisatie: De inrichting van de organisatie, inclusief verantwoordelijkheden, bevoegdheden, samenwerking en taken	Kijk naar de indeling van de organisatieonderdelen en in hoeverre deze aansluiten bij de processen die uitgevoerd moeten worden. Waar liggen de verantwoordelijkheden, is het takenpakket duidelijk, enzovoort
Personeel: De impact op medewerkers, benodigde competenties en opleidingen, en de benodigde FTE’s	Ga na of er wijzigingen nodig zijn in het personeelsbestand. Zijn er nieuwe functies of rollen nodig? Zijn er medewerkers boventallig?
Administratieve organisatie: De impact op de processen en de werkinstructies	Check of er processen en werkinstructies aangepast moeten worden. Maar ook of er bijvoorbeeld nieuwe KPI’s en rapportages nodig zijn.
Financieel: De kosten, baten en het budget	Ga na wat de investering is en welke baten hier tegenover staan. Ga ook na wat het budget is voor de uitvoering van het project
Informatie: Klantinformatie, operationele informatie en managementinformatie, inclusief definities en interpretaties	Check of er nieuwe gegevens ontstaan of dat gegevens op een andere manier verwerkt worden. Ga na of managementrapportages en operationele rapportages hierop aangepast moeten worden
Juridisch: De impact van wet- en regelgeving	Ga na of de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving. Vergeet hierbij niet eisen die gesteld worden door controlerende instanties en autoriteiten
Technologie: De invloed van technologie op bedrijfsprocessen, inclusief benodigde hard- en software	Check welke eisen er zijn ten aanzien van de IT infrastructuur om bijvoorbeeld het nieuwe systeem te kunnen implementeren.
Huisvesting: Kantoorlogistiek, werkplekken en faciliteiten zoals printers	Check of er voldoende ruimte is voor de nieuwe server, ga na er nieuwe printers nodig zijn en of de werkplekken nog voldoen

Per bovenstaand aspect beschrijf je de huidige en gewenste situatie. Daarnaast beschrijf je de acties die genomen moeten worden om van de huidige tot de gewenste situatie te komen. Vervolgens beschrijf je de conclusies en aanbevelingen. Op basis hiervan kan de organisatie beslissen of er een vervolg aan gegeven moet worden, bijvoorbeeld door het starten van een project. Een gestructureerde aanpak, waarbij ook procesmanagement een rol speelt, helpt om veranderingen niet alleen te implementeren, maar ook te zorgen dat ze daadwerkelijk bijdragen aan efficiëntere werkprocessen en betere resultaten.

Met dit blog heb je een indruk gekregen van hoe een gap analyse aangepakt kan worden. Loopt jouw organisatie tegen problemen aan bij de analyse van veranderingen? Wij kijken graag met je mee en helpen met onze expertise en ervaring bij het succesvol doorvoeren van veranderingen binnen jouw organisatie.

Voor meer informatie neem contact op met Wendy Groven – Hogenboom.