Van 27 tot en met 29 januari stonden we op de ICT&health beurs in het MECC in Maastricht. Data speelt een steeds grotere rol in de zorg. Van veilige gegevensuitwisseling tot betrouwbare registraties en betere besluitvorming: zonder grip op data wordt het steeds lastiger om efficiënt, veilig en toekomstbestendig te werken. Tijdens de sessie ‘Van datastrategie naar tastbare resultaten: hoe pak je dat aan?’ door Tara Kikken (veranderexpert) en Joost Wijdeven (business intelligence consultant) namen we het publiek mee aan de hand van concrete voorbeelden en praktijkervaringen.

Tijdens onze sessie lieten we zien hoe je datagedreven werken duurzaam onderdeel maakt van de organisatie: door het te verankeren in rollen, processen en dagelijkse routines. Niet als tijdelijk project, maar als een manier van werken die blijft. Met een duidelijk doel voor ogen, betere zorg.

1. Begin met een duidelijke basis

Een datastrategie hoeft niet zwaar of complex te zijn. Het begint met inzicht in drie zaken:

• Waar staan we nu?
  Een volwassenheidsmeting geeft een objectief beeld van de krachten en verbeterpunten van de organisatie op het gebied van data. Deze inzichten helpen om de ambities en prioriteiten voor de toekomst te bepalen.
• Waar willen we naartoe?
  Denk aan betere datakwaliteit, minder correctiewerk, meer inzicht voor behandelaren of een betere basis voor gegevensuitwisseling.
• Welke kaders gelden altijd?
  Denk aan privacy, veiligheid én keuzes die je als organisatie belangrijk vindt (bijvoorbeeld standaardisatie of het beperken van afhankelijkheden).

De datastrategie geeft richting en zorgt voor focus op het einddoel in plaats van losse initiatieven.

2. Richt data governance slim en schaalbaar in

Goede data governance is het fundament onder elke vervolgstap in je datatransformatie. Data governance is niet het bouwen van een groot organogram, maar het maken van heldere afspraken: wie is waarvoor verantwoordelijk en hoe houden we datakwaliteit op niveau? Belangrijke principes:

• De Chief Data Officer (CDO) is de eigenaar van de data organisatie. 
  De CDO is de eigenaar en sponsor van de data organisatie. Deze rol moet vervuld worden door iemand op MT of directie niveau. De CDO is verantwoordelijk voor alle data gerelateerde activiteiten.
• Werk met rollen, niet met functies.
  Rollen in een dataorganisatie zijn geen aparte functies, maar verantwoordelijkheden die medewerkers binnen hun eigen functie vervullen. Afhankelijk van de schaal van de organisatie kunnen deze rollen belegd worden bij specialisten of gecombineerd worden door één persoon. Voorwaarde is wel dat medewerkers hiervoor ruimte krijgen, opleiding en erkenning.
• Eigenaarschap per domein.
  Bijvoorbeeld: patiëntenregistratie, financiën of kwaliteit. Elk domein heeft een eigen data-eigenaar met duidelijke verantwoordelijkheden.
• Stewards dicht op de praktijk.
  Zij helpen collega’s met het dagelijks gebruik van data en merken als eerste waar iets misgaat.

Door klein te beginnen in één domein voorkom je complexiteit én creëer je snel zichtbaar resultaat.

3. Adoptie bepaalt het echte succes

De grootste uitdaging zit niet in de inhoud of in tooling, maar in de mensen. Alleen als mensen data gaan gebruiken, wordt je datastrategie realiteit. Dat veranderproces kost tijd, wat in de zorg zeer kostbaar is en zoveel mogelijk wordt besteed aan de patiënten of cliënten. Daarom draait adoptie om ontzorgen:

• Maak helder waarom de verandering plaatsvindt en nodig is.
• Leg elke doelgroep uit wat dit concreet van hen vraagt en voor hen oplevert. Gebruik voorbeelden die herkenbaar zijn voor teams.
• Houd rekening met praktische kaders, zoals trainingen afgestemd op roosters.
• Bied hulp dichtbij: buddy’s, stewards, meeloopmomenten.

Een aanpak die rekening houdt met de werkdruk en realiteit van de zorg, vergroot de kans dat datagedreven werken niet iets is “wat erbij komt”, maar iets wat daadwerkelijk helpt.