Vanuit mijn rol als BI Consultant ben ik bij veel organisaties betrokken om te helpen meer waarde uit data te halen. Daarbij adviseren we moderne oplossingen en maken we gebruik van de nieuwste technologie om organisaties optimaal te ondersteunen in het benutten van hun data.

Toch zien we binnen organisaties vaak nog hetzelfde maandelijkse ritueel terugkomen: rapportages maken in Excel. Cijfers uit verschillende systemen worden verzameld, geknipt en geplakt, aangepast, en samengevoegd tot één overzichtelijk geheel. Draaitabellen, formules, tabbladen – alles met de hand aan elkaar geknoopt. En tja… eerlijk is eerlijk: het werkt! Tenminste… meestal. Totdat het begint te piepen en kraken, of zelfs helemaal vastloopt. Zelfs dan wordt het vaak nog één keer opgelost… in Excel.

Waar het misgaat

Laten we wel wezen, Excel is een handige en krachtige tool, en dat maakt het begrijpelijk dat veel organisaties er hun rapportages mee opbouwen. Wat begint als een snelle, laagdrempelige oplossing, groeit echter al snel uit tot de backbone van de hele rapportageketen. En dáár gaat het vaak mis. Wat begon als een snelle oplossing, verandert op den duur in een log, kwetsbaar systeem:

• Een foutje in een formule is zo gemaakt en je conclusies kloppen niet meer.
• De ‘definitieve’ versie blijkt ineens niet zo definitief, als een collega nog net even een nieuwe Excel stuurt.
• Rapportages leunen op één of twee mensen die precies weten waar wat staat.
• Naarmate meer databronnen nodig zijn, verandert het ‘snelle excelletje’ in een halve dagtaak aan knip- en plakwerk.

Het gevolg: het proces wordt frustrerend, kost veel tijd en is simpelweg niet toekomstbestendig.

Waarom we graag blijven knippen en plakken

Toch blijven veel organisaties Excel gebruiken. Waarom? Omdat het bekend terrein is. Excel is laagdrempelig, flexibel en iedereen kan er wel wat mee. De omslag komt vaak niet door één groot incident, maar doordat het systeem gaandeweg steeds meer begint te piepen en kraken. De vragen uit de organisatie worden complexer, het management wil sneller up-to-date inzicht, bronnen spreken elkaar tegen, of de Excel-expert blijkt net op vakantie. Dan wordt pijnlijk duidelijk hoe kwetsbaar het proces is.

Tijd om te excelleren?

De overstap naar een georganiseerde datastructuur zoals een modern dataplatform met centrale dashboards en gestroomlijnde datastromen lijkt misschien groot, maar levert vaak direct al winst op:

• Terugkerende taken worden geautomatiseerd.
• Iedereen werkt met één versie van de waarheid.
• Er ontstaat meer vertrouwen in de cijfers.
• En bovenal: er komt ruimte om echt te sturen op data.

Dat betekent niet dat Excel volledig in de ban moet worden gedaan. Het blijft hoe dan ook een krachtige tool – maar gebruik deze dan wel op de juiste plek: als gereedschap voor die ‘eenmalige’ analyse of om een prototype te maken voor een rapport, maar niet als het fundament.

Overstappen van losse Excel-rapporten naar een modern dataplatform klinkt misschien als een technisch traject, maar zorgt in dit soort situaties juist voor overzicht, rust en controle. Zeker in combinatie met tools zoals Power BI wordt data niet alleen betrouwbaarder, maar ook bruikbaar voor iedereen.

“Dus.. blijf je plakken in Excel? Of is het tijd om te gaan excelleren?  Wij helpen je graag om de eerste stap te zetten.”