De duurste dashboards zijn de dashboards die niemand gebruikt

Je herkent het beeld. Er is fors geïnvesteerd in een modern dataplatform en er zijn prachtige Power BI dashboards gebouwd. Maar tijdens de MT-vergadering vallen de beslissingen nog steeds op basis van ervaring, aannames en ‘onderbuikgevoel’. De dashboards blijven ongebruikt. De investering voelt als een mislukking en de frustratie groeit.

Dit is geen technisch probleem. Het is een cultuurprobleem. En de grootste misvatting is dat ‘cultuur’ een zacht, ongrijpbaar begrip is. Het tegendeel is waar: een cultuur die data negeert, heeft een harde, meetbare en negatieve impact op je bedrijfsresultaat. Het bouwen van een datagedreven cultuur is dan ook geen luxe, maar een van de meest rendabele investeringen die je als woningcorporatie kunt doen.

De vraag is: hoe maak je die business case hard?

Stap 1: Bereken de kosten van ‘onderbuikgevoel’

Begin niet met de voordelen, maar met de pijn. De huidige manier van werken, gebaseerd op aannames en gefragmenteerde data, heeft concrete kosten. Stel jezelf de volgende vragen:

• Inefficiënt onderhoud: Hoeveel onderhoudsbudget wordt er nu besteed op basis van een vast schema, in plaats van op basis van de werkelijke staat van het vastgoed? Wat zou een besparing van 5% op je totale onderhoudsbudget betekenen?
• Gemiste kansen in vastgoed: Welke beslissingen over aankoop, verkoop of renovatie zijn in het verleden genomen op basis van aannames, die met de juiste data anders waren uitgevallen?
• Risico’s op compliance: Hoeveel tijd en mankracht kost het nu om de data voor je ESG-rapportages en BIO-audits handmatig uit verschillende systemen te verzamelen? En wat is het financiële risico van een fout in die rapportage?
• Lagere huurderstevredenheid: Hoeveel tijd is je KCC kwijt aan het beantwoorden van vragen die een huurder zelf in een portal had moeten vinden als de data klopte?

Door deze ‘verborgen’ kosten te kwantificeren, verander je “we zouden meer met data moeten doen” in “onze huidige werkwijze kost ons X euro per jaar”.

Stap 2: Definieer de opbrengsten van inzicht

Nu je de kosten van de status quo kent, kun je de opbrengsten van een datagedreven cultuur definiëren. Dit is meer dan ‘betere beslissingen’; het zijn concrete, meetbare voordelen:

• Geoptimaliseerd assetmanagement: Van planmatig naar voorspellend onderhoud, wat leidt tot lagere kosten (meestal 5–15% minder ongepland onderhoud) en een hogere levensduur van je vastgoed.
• Verbeterde huurderstevredenheid: Proactieve dienstverlening en self-service mogelijkheden die de druk op je KKC verlagen, in piekperiodes vaak 10-30% minder telefoontjes, wat zich vertaalt in minder irritatie over wachttijden en een hogere waardering voor de dienstverlening.
• Betere risicobeheersing: Aantoonbaar ‘in control’ zijn op het gebied van security en compliance, wat vertrouwen geeft aan de RvC en externe toezichthouders. Corporaties die hier stappen zetten, zien vaak 15–25% kortere auditcycli en 20–40% minder herstelwerk.
• Hogere medewerkerstevredenheid: Teams die hun tijd besteden aan het creëren van waarde in plaats van aan het zoeken naar informatie, wat leidt tot meer werkplezier en een lager verloop. Denk aan 30–60 minuten tijdswinst per medewerker per dag en lagere vervangingskosten door minder verloop.

Stap 3: Investeer in de mens, niet alleen in de machine

De business case is nu helder: de kosten van niets doen zijn hoog en de opbrengsten van verandering zijn groot. De laatste stap is de investering. Die zit niet in nóg een dashboard. De investering zit in de menselijke kant van de verandering: adoptie.

Dit is waar technologie en psychologie samenkomen. Het gaat om het creëren van een omgeving waarin medewerkers data niet als een bedreiging zien, maar als een hulpmiddel. Dit vereist een gerichte aanpak. Waarin we de data volwassenheid, en de data geletterdheid van jouw organisatie in kaart brengen en afzetten tegen de ambities op het gebied van data. Op basis van deze aanpak adviseren we hoe het veranderingsproces het beste aangepakt kan worden gebaseerd op ons 3V-model (Voorbereiden, Veranderen, Verankeren):

• Leiderschapscoaching: Het management leren om zelf het goede voorbeeld te geven en te sturen op basis van de nieuwe inzichten.
• Training & ambassadeurschap: Medewerkers trainen in het interpreteren van data en het aanstellen van ‘data-ambassadeurs’ in de teams.
• Communicatie & successen vieren: Actief communiceren over de voortgang en het vieren van de eerste successen die met data zijn behaald om een vliegwiel van enthousiasme op gang te brengen.

De conclusie voor de directiekamer

Een datagedreven cultuur is geen ‘zacht’ doel; het is een harde voorwaarde voor een toekomstbestendige en efficiënte woningcorporatie. De business case is niet gebaseerd op de belofte van technologie, maar op de meetbare kosten van inefficiëntie en de tastbare opbrengsten van slimmer werken.