Snel een rapport of dashboard bouwen? Met moderne datavisualisatietools zoals Microsoft Power BI is dat tegenwoordig geen uitdaging meer. Sterker nog: met AI genereer je in no-time een eerste versie. Maar daar zit precies de uitdaging. Een rapport maken is één ding. Een rapport dat écht gebruikt wordt, is iets anders.

Hoe zorg je ervoor dat jouw rapport aansluit op de informatiebehoefte van de gebruiker? Dat inzichten direct duidelijk zijn? Dat iemand zonder uitleg begrijpt waar hij of zij naar kijkt en welke actie nodig is?

Tijdens het ontwikkelen van rapportages komen steeds dezelfde vragen terug:

• Sluit dit aan bij wat de gebruiker wil weten?
• Staat de juiste informatie op de juiste plek?
• Helpt de visualisatie om sneller beslissingen te nemen?

En uiteindelijk de belangrijkste vraag: wat maakt een rapport nu écht goed?

Het antwoord zit zelden in de tool of techniek, maar in de keuzes die je maakt. Door je te verplaatsen in de gebruiker en scherp te zijn op wat wél en niet relevant is, maak je het verschil.

In dit blog nemen we je mee in 10 praktische principes die je helpen om van een “mooi” dashboard naar een effectief dashboard te gaan. Zodat jouw volgende rapport niet alleen bekeken wordt, maar ook gebruikt wordt waarvoor het bedoeld is: betere beslissingen nemen.

We starten met een fictieve salesrapportage als uitgangspunt.

1. Ontwerp binnen de grenzen van het scherm

Te veel visualisaties op één pagina dwingen je om het rapport uit te rekken. Het gevolg: de gebruiker moet scrollen en verliest het overzicht. En juist dat wil je voorkomen, een goed rapport is in één oogopslag te begrijpen.

De oplossing ligt in focus en structuur. Combineer waar mogelijk visualisaties en verdeel je rapport over meerdere pagina’s. Begin met een heldere overzichtspagina met de belangrijkste inzichten en werk van daaruit door naar verdiepende detailpagina’s.

Zo houd je het rapport overzichtelijk én stuur je de gebruiker gericht naar de juiste informatie.

2. Geef context aan je data

In het beginrapport zien we een voorbeeld van een zogeheten gauge visualisatie (tachometer rechtsboven in beginrapport) met een omzet van 8 miljard. Het is onduidelijk wat dit getal representeert. Gaat het om een bedrag over het afgelopen jaar, huidig jaar, maand of totaal iets anders? Nog belangrijker, waar wordt dat getal mee vergeleken, bijvoorbeeld met dezelfde periode vorig jaar of het target van het huidig jaar, kwartaal…? Dit kan opgelost worden door in de titel van het rapport aan te geven dat het om sales over Q1 van 2026 gaat of in de titeltekst van de visual.

Het bedrag in de card visualisatie is het totaal over die periode. Daaronder in een wat kleiner font zien we ook de doelstelling voor Q1 met een delta percentage. Die informatie heeft nu context.  

3. Vervang detail door high-level informatie

We zien veel visualisaties en (cijfermatige) details in het beginrapport. Te beginnen met de cijfers die tot op de eurocent zijn uitgedrukt. Je kunt je afvragen of de informatie op dat detailniveau toegevoegde waarde heeft voor het publiek. Dezelfde vraag kun je stellen voor het plaatsen van titels op assen van visualisaties. Bovendien zien we in tabellen complete lijsten aan landen en producten die een tabel onnodig breed en lang maken. De oplossing: getallen afronden naar duizenden, miljoenen of zelfs miljarden. De titels op de assen kun je weglaten en deze opnemen in de titel van de visualisatie. Dit creëert meer ruimte voor het grafische aspect van de visualisatie. Je kunt je ook beperkten tot een top N van landen om de lijst te reduceren. Heb je toch nog behoefte aan veel detail? Stop het dan in de hiërarchie van een matrix visualisatie. Dit creëert overzicht en inzicht door de afname van het aantal gebruikte karakters (letter en getal). 

4. Maak de juiste visualisatie keuze

Met de dag groeit de keuze aan visualisaties. En het zijn er al veel. Maar wat voegen die eigenlijk toe? Voor de hele specialistische vraagstukken kunnen ze de uitkomst bieden, maar voor de meeste bedrijfsrapportages kom je er zelfs met een derde van de standaard Power BI visualisaties wel uit. Column chart, line chart, scatter chart, card en andere groengekleurde visualisaties voldoen in de meeste gevallen ruimschoots aan de behoefte.  

3D visualisaties en visualisaties waarvan de lengte van een hoek ‘geschat’ moet worden zoals globe map, pie chart, donut chart en gauge (roodgekleurde visualisaties) kunnen het beste vermeden worden. Het menselijk oog werkt namelijk goed in het waarnemen van tweedimensionale objecten; lengte en breedte. De diepte wordt ingeschat en dat is precies wat je wil voorkomen. In geval van een pie chart, donut chart of gauge visualisatie moet de gebruiker het aandeel van het geheel inschatten waar je in een column chart beter dat aandeel kunt aflezen. Een ander reden om deze visualisaties niet te gebruiken is omdat ze relatief veel ruimte op het canvas in beslag nemen. Ze kunnen makkelijk door visualisaties zoals column chart, bar chart of een card  vervangen worden. Zie het gegeven voorbeeld bij principe 2. 

5. Begin de Y-as altijd vanaf 0

In geval van een smal bereik in een lijngrafiek heeft men de neiging in te zoomen om het patroon van de lijn zichtbaarder te maken. Dit wordt gedaan door de Y-as te laten beginnen met de laagste waarde in de dataset. Dit geeft vaak een verkeerd beeld van de grafiek. Het menselijk oog is op dat moment geconcentreerd op het lijnpatroon zodat het bereik van de y-as niet wordt waargenomen wat tot verkeerde conclusies kan leiden. Ten eerste: je kan waarnemen dat iets op een piek lijkt, maar in de werkelijkheid is het geen of veel kleinere piek omdat de grafiek een ingezoomde versie van de werkelijkheid toont. Ten tweede: als de as vanaf de laagste waarde begint (5 miljoen in ons voorbeeld) lijken de sales laag omdat ze rond de visuele 0-waarde schommelen.  

Door vanaf 0 te beginnen zien we het werkelijke patroon maar door het smalle bereik is deze niet goed zichtbaar. Is dat erg? Nee, want als het bereik zodanig smal is kun je gebruik maken van de Zoom slider optie van de line chart.  

Op deze manier kun je altijd inzoomen op zowel de x- als de y-as. Nadeel is dat een extra visueel element aanwezig is in de vorm van een slider daie de aandacht trekt. Overweeg goed of het echt nodig is om deze optie te gebruiken. Een andere oplossing is om dezelfde visualisaties boven elkaar te plaatsen waarbij voor de eerste geldt; vanaf 0 beginnen en het andere vanaf de laagste waarde. 

6. Geef iedere visualisatie de juiste plek op het canvas

Als we naar het scherm kijken dan lezen we de visuele elementen op dezelfde manier zoals we een boek lezen. In de westerse geschriften (o.a.) leest en schrijft men van links naar rechts, volgende regel enz. Onbewust lees je de visualisaties op dezelfde manier, van linksboven in een Z-patroon naar rechtsonder. Om die reden wordt deze term in datavisualisatie de Z-volgorde genoemd. In de oplossing hebben we vier visualisaties. Het belang ervan begint linksboven ofwel de belangrijkste informatie lezen wij automatisch vanaf linksboven met de top 10 per land. Zo lezen wij verder in de Z-volgorde van meer naar minder belangrijke informatie, respectievelijk van minder naar meer detail. Het vak waar de slicers en het logo zich bevinden zijn om die reden aan de rechter kant van het scherm geplaatst (minder van belang). 

7. Beperk het aantal visualisaties per pagina

Logischerwijs dien je zo min mogelijk visualisaties per scherm te gebruiken. Maar hoeveel is te veel? Je hoeft niet alle informatie op één scherm te plaatsen. Probeer niet meer dan vier visualisaties op een enkel scherm te plaatsen (en denk aan de Z-volgorde). Zijn het er meer? Plaats dan de belangrijkste op de eerste rapportpagina, daarna op de tweede enzovoort. Rapportpagina’s zijn natuurlijk ook per thema in te delen. 

8. Beperk het aantal pagina’s per rapport

Als er veel pagina’s in een enkel rapport aanwezig zijn, dan is de kans groot dat het rapport langzamer gaat werken. Heb je wellicht meerdere vraagstukken (of doelgroepen) in een enkel Power BI rapport opgenomen?  Het is beter het rapport dan te splitsen over meerdere Power BI rapporten. Hiermee maak je de datasets kleiner waardoor het rapport beter presteert. 

9. Gebruik een zachte kleurenpalet en kleurreferentie, en gebruik met mate

Fel en overmatig gebruik van kleuren kan voor overactiviteit in de hersenen zorgen waardoor de waarneming van informatie vertroebeld raakt. Het beste is om een enkel kleurenpalet voor de hele organisatie te gebruiken. Dit kleurenpalet dient ook zacht en aangenaam binnen te komen. Je kunt ook het kleurenpalet voor kleurenblinden overwegen. Immers, 8% van de mannen en 0,4% van de vrouwen erven de rood-groenkleurenblindheid.  

Een ander aspect om rekening mee te houden is de kleurreferentie in kleurgebruik. Dat wil zeggen als je in een visualisatie de blauwe kleur gebruikt voor sales, gebruik dezelfde kleur voor sales ook in andere visualisaties. Het menselijk oog maakt dat verband namelijk automatisch en als je dit consequent toepast dan hoeft het oog niet ver te zoeken en dat zorgt voor rust en overzicht. Nog een ander aspect is de overdaad. Zie het voorbeeld van beginrapport; de achtergrond is blauw. Waarom? Dat is de kleur van de organisatie maar het is geen reden om deze informatie (kleur is ook informatie) te plotten. Het geeft geen meerwaarde. Best practice is om wit als achtergrond te gebruiken. Soms wordt er voor zwart gekozen. Maar wees in ieder geval consistent hierin. 

10. Zorg voor een aangenaam ontwerp

Het laatste maar zeker niet het minste onderwerp. In ons beginrapport is daar zeker geen sprake van. Een aangenaam ontwerp is mede gevolg van de juiste toepassing van alle eerder beschreven onderwerpen. Hierdoor is duidelijker welke informatie wordt weergegeven, oogt het rustiger en kan de informatie makkelijker worden opgezocht.  

Met deze 10 principes in de praktijk gebracht, kom ik dan op de volgende, sterk visueel verbeterde salesrapportage.