“Echte voordelen (benefits) ontstaan pas wanneer programmamanagement en change management elkaar versterken.” 

Onlangs heb ik, Garry Chan, mijn certificaten voor Managing Successful Programmes (MSP) én PROSCI 4 models mastery behaald. Een mooie mijlpaal, maar vooral een waardevolle ervaring: het geeft me de mogelijkheid om de relatie tussen programmamanagement en change management nog scherper te zien. 

Wat mij opvalt? Programma’s leveren vaak resultaten op, maar dat betekent niet automatisch dat de beoogde voordelen (benefits) ook daadwerkelijk gerealiseerd worden. Zonder de menselijke kant van verandering blijven benefits vaak hangen in rapportages of businesscases. 

Door mijn MSP- en PROSCI-ervaringen te combineren, zie ik steeds duidelijker hoe benefit management de verbindende factor is. Het vormt de brug tussen de structuur van MSP en de adoptie-aanpak van PROSCI. Want alleen als mensen de verandering écht blijvend omarmen, worden de voordelen voelbaar en duurzaam in de organisatie. 

Benefit management

De kernvraag bij elke verandering is niet “is het pogramma succesvol opgeleverd?” maar “heeft de organisatie er daadwerkelijk voordeel van?”. Dat verschil is precies waar benefit management voor staat. 

Wat is benefit management? 

Benefit management is het het proces waarbij de verwachte voordelen van een programma: 

1. Worden gedefinieerd: welke voordelen willen we behalen en hoe meten we die? 

2. Worden gepland: wanneer en via welke tussenstappen worden de voordelen zichtbaar? 

3. Worden gerealiseerd: hoe zorgen we dat de organisatie ze ook echt benut? 

4. Worden geborgd: hoe zorgen we dat de voordelen duurzaam verankerd blijven? 

Benefit management is dus de brug tussen harde programma resultaten en zachte gedragsverandering. Het verbindt de wereld van planning en controle (MSP) met de wereld van adoptie en gebruik (PROSCI). 

Een sterk benefit management-proces zorgt dat: 

• De businesscase opgevolgd wordt gedurende het hele traject,
• Programma resultaten gekoppeld blijven aan organisatiedoelen,
• De menselijke adoptie wordt meegenomen als kritieke succesfactor,
• De voordelen niet alleen op papier bestaan, maar zichtbaar en meetbaar zijn in de praktijk.   

De kracht van de combinatie

Alleen een programma plan is niet genoeg. Elke verandering raakt mensen. PROSCI’s change management-methodiek vult dat gat door te focussen op de menselijke kant van verandering. Met het ADKAR-model begeleidt PROSCI individuen stap voor stap, zodat nieuwe processen, systemen of werkwijzen niet alleen worden ingevoerd, maar ook écht worden omarmd. 

• Met MSP wordt het programma strak georganiseerd: scope, planning, risico’s en oplevering zijn helder. Daarnaast wordt gekeken naar de grotere context: hoe draagt het programma bij aan de strategische doelen (bijvoorbeeld klanttevredenheid verhogen of verkoopprocessen versnellen)? Benefit management zorgt ervoor dat de voordelen vooraf worden gedefinieerd, gemeten en gemonitord (ook nadat de projecten de output hebben opgeleverd!).
• Met PROSCI wordt de menselijke kant geborgd. Via het ADKAR-model (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement) worden medewerkers bewust gemaakt van de verandering, krijgen ze training en worden ze ondersteund om de verandering te adopteren en te verankeren.

Door benefit management (MSP) te koppelen aan change management (PROSCI) ontstaat een complete aanpak: niet alleen wordt de verandering geleverd, maar de waarde ervan wordt ook daadwerkelijk gerealiseerd en geborgd in de organisatie. 

Vijf stappen om benefit management te verbinden met change management

1. Definieer de benefits

• Wat levert de verandering op? Denk aan hogere klanttevredenheid, kostenbesparing of snellere doorlooptijden. 
• Koppel deze voordelen direct aan de businesscase of het programmadoel. 

Koppeling: PROSCI helpt hierbij door te onderzoeken welke voordelen medewerkers ervaren én waarom er weerstand  kan zijn. 

2. Maak de benefits meetbaar

• Vertaal abstracte benefits naar concrete KPI’s en meetpunten. 
• Voorbeeld: “Verhoog klanttevredenheid” → “+10% hogere NPS-score in 6 maanden”. 

Koppeling: Met PROSCI’s ADKAR kun je meten in hoeverre medewerkers Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement hebben. Dit heeft  directe impact op de realisatie van benefits.  

3. Plan de benefit-realisatie

• Stel een benefit roadmap op: welke benefits treden wanneer op, en welke afhankelijkheden spelen mee? 
• Gebruik MSP om de benefits te verbinden aan meerdere projecten binnen een programma. 

Koppeling: Neem in de roadmap ook de change management-acties op, zoals trainingen, communicatie, coaching, weerstand en adoptie management plan. 

4. Realiseer de voordelen samen

• Programma’s leveren resultaten op, maar alleen mensen realiseren de voordelen door die resultaten te gebruiken. 
• Richt je op de menselijke adoptie via PROSCI’s aanpak: managers betrekken, weerstand aanpakken en successen vieren. 

Koppeling: Iedere benefit wordt gekoppeld aan een concreet gedragsveranderingstraject. 

5. Brog en monitor de benefits

• Monitor of de benefits daadwerkelijk optreden en of medewerkers de verandering blijven omarmen. 
• Houd de business case levend door regelmatig te toetsen en bij te sturen. 

Koppeling: Gebruik PROSCI’s Reinforcement-stap om successen te verankeren, zodat voordelen duurzaam blijven bestaan.