Ambulancezorg Limburg

Applicatiefundament voor efficiënte en effectieve ambulanceorganisatie

De ambulancediensten Limburg Noord en Zuid vormen sinds 1 januari 2023 één organisatie: Ambulancezorg Limburg. Dit levert veel effectiviteitswinst, waardoor verder kan worden gebouwd aan toekomstbestendige en kwalitatief goed zorg in de provincie. Valid ondersteunde de IT-kant van deze complexe fusie hielp primaire bedrijfsfuncties (HR, rit-declaratie en planning) te harmoniseren. Daarmee is de basis gelegd voor verdere gelijkschakeling van werkprocessen.

Uitdaging: applicaties, data en infrastructuur harmoniseren

Hoewel beide fusiepartners identieke zorgdiensten verlenen zijn er grote verschillen. Bijvoorbeeld in werkprocessen en in ondersteunende systemen. Michel van Zundert, informatiemanager van Ambulancezorg Limburg, vertelt dat al snel duidelijk was dat de nieuwe organisatie niet de expertise in huis had om zelf voor harmonisatie te zorgen van onder meer de applicaties, data en infrastructuur. Daarom werd na marktconsultatie Valid aangetrokken voor ondersteuning.

Omdat er sprake was van tijdsdruk, wilde Ambulancezorg Limburg beginnen met het gelijkschakelen van de kritische processen, de must haves: salarisuitbetaling en ritfacturatie. Deze twee kritische processen hangen samen met het personeelssysteem, het dienstenplanningssysteem en het financiële systeem.

Ambulancezorg Limburg 2
Ambulancezorg Limburg
Oplossing: migratie met Noord als uitgangspunt

Jeroen Roggebrand van Valid speelde een leidende rol in de functionele inrichting van applicaties en migratie van data. Omdat er dus weinig tijd was, werd gekozen voor een pragmatische aanpak met de systemen van Noord als uitgangspunt. Het salarissysteem van AFAS en de financiële administratie van Exact hadden prioriteit en zijn overgezet. Hetzelfde geldt voor het ritdeclaratiesysteem. Ook is Ambulancezorg Limburg overgestapt op één applicatieomgeving voor roosteren en planning.

Voordeel van de samenwerking: snel stappen zetten

Volgens Van Zundert vulde de kwaliteit van Valid de kracht van het eigen team goed aan. Valid besteedde veel tijd aan datamigratie en testen, waardoor het volgens Roggebrand uiteindelijk lukte om live te gaan zonder noemenswaardige problemen. Van Zundert: “Wij hadden dit niet op eigen kracht gekund binnen de gestelde tijd. De meerwaarde van Valid ligt in het ons bij de les houden. En in de beschikbaarheid van goede mensen.”

Ramona Simons, manager bedrijfsvoering Ambulancezorg Limburg vult aan: “Het Valid-team heeft ons in extreme mate ontzorgd. Ze hebben blijk gegeven van grote expertise. Ook erg prettig zijn de korte lijntjes. Dat maakt dat je vertrouwen hebt dat je de goede dingen doet, dat het allemaal voor elkaar komt en dat het gaat lukken. Van Zundert: “Dat vertrouwen is belangrijk. Dit zijn complexe trajecten die maar zelden voorkomen. Waarvan je als betrekkelijke leek niet kunt doorgronden wat er allemaal bij komt kijken. Dan is het belangrijk om het vertrouwen te hebben dat we toch in control zijn.”

“In dit soort complexe trajecten is het belangrijk om erop te kunnen vertrouwen dat we toch in control zijn.”

Michel van Zundert Informatiemanager Ambulancezorg Limburg
Valid – vrouw werkplek
Valid – man werkplek
Het resultaat: de must-haves op orde

In tien maanden zijn de belangrijkste must haves gerealiseerd en is het applicatiefundament gelegd voor een efficiënte en robuuste organisatie. Van Zundert: “Er zijn zeker nog dingen die we verder willen en moeten optimaliseren. Maar de ambulance komt op tijd bij de patiënt, we kunnen onze ritten declareren, en onze leveranciers betalen en de salarissen uitkeren.”

“Valid is aangetrokken om de functionele aanpassingen tot een goed einde te brengen”, vervolgt Van Zundert. “Maar Jeroen wees ook op de bredere impact op de business. Hij heeft duidelijk gemaakt wat de financiële consequenties waren, zodat we daar op tijd actie konden ondernemen. Dat gaat verder dan de infrastructurele, ICT-kant van de zaak”, zegt Van Zundert. Simons vult aan: “Jeroen is expert in zijn vakgebied, maar hij houdt de menselijke kant goed in de gaten, en heeft begrip voor wat mensen aan aandacht en waardering nodig hebben om gemotiveerd te blijven.”

Toekomst: klaar voor verdere innovatie

Door de krappe deadline zijn compromissen gesloten en bleef bij de rittenregistratie vooralsnog alles bij het oude. Op de lange termijn is ook modernisering van de kantoor-ICT nodig, om de beveiliging te versterken en verdere innovatie mogelijk te maken. Ook uitbouw van een toekomstbestendige informatievoorziening staat nog op de agenda. Simons: ‘’Er valt voorlopig nog genoeg te doen.”

Ambulancezorg Limburg
Meerwaarde Valid
Ontdek de mogelijkheden voor jouw organisatie
Valid – CTA 2