Modern Work (alles rond de moderne werkplek), ondersteund door tools als Microsoft 365, biedt ongekende mogelijkheden voor samenwerking, productiviteit en flexibiliteit. Echter, om deze voordelen goed te benutten, is het cruciaal dat jouw medewerkers de beschikbare technologieën effectief en prettig kunnen gebruiken. Daarnaast haalt jouw organisatie de het maximale rendement uit Modern Work, als de werkwijze daarbinnen breed gedragen is en dus tools en afspraken, door zoveel mogelijk medewerkers, op dezelfde manier worden gebruikt en nageleefd.

Adoptie van nieuwe technologieën en werkwijzen raakt niet alleen de IT-kant, maar ook verandermanagement. Een succesvolle implementatie vereist niet alleen de juiste technologie, maar ook een strategie om medewerkers te begeleiden bij deze verandering.
 
Acceptatie en adoptie van de tools speelt een essentiële rol in het succes van elke digitale transformatie. In dit artikel beschrijven we waarom adoptie belangrijk is, en delen we strategieën om het meeste uit de moderne werkplek te halen.

De voordelen van effectieve adoptie van Modern Work

• Verhoogde productiviteit: Medewerkers die de tools effectief gebruiken, kunnen sneller en efficiënter werken.
• Verbeterde samenwerking: Moderne tools zoals Microsoft Teams bevorderen naadloze communicatie en samenwerking.
• Betere besluitvorming: Toegang tot data en inzichten over het gebruik van tools en systemen helpt bij het nemen van geïnformeerde beslissingen.
• Hogere medewerkerstevredenheid: Werken met moderne, gebruiksvriendelijke tools kan de tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers verhogen.

Stappen en strategieën voor succesvolle verandering

Training- en communicatiematerialen zijn essentieel rond verandering en adoptie. Dat is dan ook vaak de eerste vraag die we krijgen bij adoptievraagstukken: ‘wat is er mogelijk wat betreft communicatie, informatie en training?’Maar als we dit direct gaan invullen, missen we de volgende belangrijke vragen:

• Hoe positioneren we de verandering in de organisatie en richting collega’s?
• Hoe zorgen we ervoor dat collega’s de verandering begrijpen en ondersteunen?
• Hoe spelen we in op weerstand tegen de verandering?
• Hoe stellen we een goed kernteam op met o.a. managers en key users, die een voortrekkersrol hebben richting de rest van de organisatie?

Succesvol veranderen met het Valid 3V Model

Voor een integrale en succesvolle benadering van verandering, hanteren we het ‘Valid 3V Model’, een gestructureerde benadering voor het managen van organisatorische veranderingen. Het model bestaat uit 3 stappen, waarin de mens centraal staat.

1. Voorbereiden

Succesvol veranderen begint met een zorgvuldige voorbereiding. Samen formuleren we scherp de visie en doelen: wat verandert er, waarom is het nodig en wat moet veranderen opleveren? Vervolgens brengen we de impact op mensen en processen, de veranderbereidheid en de belangrijkste risico’s in kaart. Daarbij zorgen we dat de juiste stakeholders, inclusief sponsors, vanaf het begin actief betrokken zijn. We bouwen aan draagvlak en samenwerking en ontwikkelen een effectieve verander- en communicatiestrategie – het fundament voor een soepele en succesvolle uitvoering. 

2. Veranderen

In deze stap begeleiden we mensen in de overgang naar de nieuwe situatie. We creëren bewustzijn over het nut en de noodzaak van de verandering. Daarnaast bouwen we aan motivatie om mee te bewegen en helpen we mensen om nieuwe kennis, vaardigheden en gedrag onder de knie te krijgen. Door gerichte communicatie, training, coaching en ondersteuning zorgen we dat mensen niet alleen weten wat er verandert, maar dat ook de gedragsverandering ontstaat die nodig is om de baten van de verandering te realiseren. Tijdens het proces meten we de voortgang en effectiviteit continu, gaan we actief om met weerstand en stellen we acties bij waar nodig. Samen met sponsors en managers ondersteunen we iedere medewerker in hun individuele veranderproces richting blijvend resultaat. 

3. Verankeren

In deze stap zorgen we ervoor dat de gerealiseerde verandering behouden blijft en stevig verankerd wordt in de organisatie. Nieuwe werkwijzen, processen en gedrag worden onderdeel van de dagelijkse praktijk, ondersteund door blijvende communicatie, coaching en eigenaarschap. We vieren successen, erkennen zichtbaar de inzet en goede initiatieven van medewerkers en dragen het eigenaarschap over naar de organisatie om de verandering in stand te houden. Zo maken we de verandering de nieuwe status quo en levert de verandering het beoogde resultaat en rendement. 

Aanpak voor succesvolle adoptie van Modern Work

Het belang van cultuur en gedrag

Adoptie van technologieën gaat niet alleen over de tools zelf, maar ook over de cultuur en het gedrag binnen de organisatie.
 
Verandering omarmen: Moedig een cultuur aan die openstaat voor verandering en innovatie.
Continu leren: Stimuleer een mindset van continu leren en verbeteren, waarbij medewerkers constant op zoek zijn naar manieren om hun werk te optimaliseren met nieuwe tools.