Loyalis

Vijf tips voor succesvolle systeemintegratie die leiden tot efficiëntere processen

Efficiënte en toekomstbestendige processen zijn cruciaal voor organisaties die willen meebewegen met technologische ontwikkelingen en veranderende klantbehoeften. Tegelijkertijd blijft de betrouwbaarheid van een proces essentieel. Zeker bij processen die direct impact hebben op klanten en medewerkers. De grote vraag is dan ook: hoe zorg je ervoor dat je als organisatie wendbaar en efficiënt blijft? In deze blog deelt procesexpert Arjen Jacobs vijf waardevolle tips, waarbij aan de hand van de praktijkcase van Loyalis duidelijk wordt hoe dit er in de praktijk uitziet. 

Over de praktijkcase van Loyalis

Loyalis stapte uit noodzaak over op een nieuw excasso-systeem om processen te uniformeren en de efficiëntie van uitkeringsprocessen te verhogen. De uitdaging: een technische migratie én procesoptimalisatie binnen een strakke deadline, zonder concessies te doen aan de betrouwbaarheid van het proces. Om dit te realiseren schakelde Loyalis hulp van Business Analist Arjen in, die op dat moment al via Valid bij hen werkzaam was.

Hierbij zijn vijf tips:

1. Kies de aanpak die past bij het project

Staar je niet blind op een specifieke implementatiemethode (Agile of Waterval), maar kies de aanpak die het beste past bij de doelstellingen van het project. De methode is geen doel op zich, maar een middel.

In de praktijk: 

De afdeling Informatie Management binnen Loyalis werkt normaal gesproken Agile. Gezien de strikte planning en de helderheid van de verandering, kozen ze dit keer voor een hybride aanpak: centrale projectsturing gecombineerd met Agile development. Zo werd er enerzijds gestuurd op deadlines en besluitvorming, terwijl er anderzijds genoeg ruimte overbleef voor het iteratief ontwikkelen en bijsturen waar nodig.

2. Werk met compacte, slagvaardige teams

Kleine teams hebben een groot voordeel: ze schakelen sneller, tonen meer betrokkenheid en de lijnen zijn kort. Dit bevordert de samenwerking en versnelt ook de besluitvorming wanneer de juiste personen met mandaat aangehaakt zijn. Zeker bij systeemintegraties, waar afhankelijkheden tussen mensen, processen en techniek groot zijn, maakt dat het verschil. Dit alles valt of staat natuurlijk met een goede voorbereiding en het afstemmen van duidelijke doelen en verwachtingen.  

In de praktijk:

Bij Loyalis werd een klein multidisciplinair team samengesteld met specialisten van Loyalis en Arjen vanuit Valid. Door deze compacte bezetting kon er snel worden opgeschaald bij issues en bleef het team gefocust op het gezamenlijke doel. 

3. Zorg voor heldere procesanalyse

Een succesvolle systeemintegratie begint met inzicht in de huidige processen. Alleen met een grondige analyse is het mogelijk een ontwerp te maken dat aansluit op de praktijk en ruimte biedt voor verbetering. Daarbij gaat het niet alleen om het tekenen van procesflows, maar ook om het blootleggen van knelpunten, afhankelijkheden en uitzonderingen. 

In de praktijk:

Bij Loyalis begonnen we met een volledige her-analyse van het bestaande excasso-proces. Doordat het proces voorheen deels extern werd uitgevoerd, was de documentatie beperkt. We startte het project dan ook met een blanco vel. Vervolgens werkten we toe naar de niewue situatie.

Het uiteindelijke resultaat? Een helder procesontwerp dat inzicht biedt en handmatig werk tot een minimum beperkt. Medewerkers controleren in de huidige situatie alleen nog afwijkingen of voeren maandafsluitingen uit. Hierdoor besparen ze veel administratielasten en verminderen ze fouten. 

4. Benut de systeemfunctionaliteit optimaal

Technologie is geen doel, maar een middel. Toch benutten organisaties vaak maar een fractie van de beschikbare functionaliteit. Door slim te kijken naar wat een platform kan, is het eenvoudiger je processen te automatiseren en versimpelen.

In de praktijk: 

In de case van Loyalis is gekozen voor een Low Code-platform waarmee het nieuwe excasso-proces grotendeels geautomatiseerd werd. Dankzij slimme services, automatische outputbestanden en de uitgebreide functionaliteiten van het nieuwe excasso-platform is het proces niet alleen sneller en efficiënter, maar ook betrouwbaarder geworden.

5. Visualiseer het applicatielandschap

Bij systeemintegraties is overzicht cruciaal. Het is belangrijk dat alle betrokkenen een helder beeld hebben van de applicatiearchitectuur, inclusief koppelingen, afhankelijkheden en dataflows. Dat vereenvoudigt besluitvorming en voorkomt verrassingen. Een duidelijke visualisatie helpt om overeenstemming te creëren tussen business en IT. 

In de praktijk:

Binnen Loyalis werd het applicatielandschap in kaart gebracht als onderdeel van het procesontwerp. Dit maakte zichtbaar hoe het nieuwe systeem zich verhoudt tot de bestaande omgeving en maakte gericht sturen op noodzakelijke aanpassingen mogelijk. Dit zorgde voor overzicht en duidelijkheid gedurende het project. 

Een succesvolle systeemintegratie draait niet alleen om techniek, maar vooral om samenwerking, inzicht en de juiste keuzes op het juiste moment. De praktijkcase van Loyalis laat zien dat het mogelijk is om binnen korte tijd grote stappen te zetten, mits de aanpak aansluit bij de context. Door scherp te blijven op procesoptimalisatie, betrokken teams en het slim inzetten van technologie, bouw je aan wendbare en betrouwbare processen.

Wil je weten hoe dit er binnen jouw organisatie uit kan zien? We denken graag met je mee. 

Over Arjen

Arjen, Business Analist, brengt business en IT bij elkaar met zijn expertise in analyse en procesverbetering. Zijn nieuwsgierigheid en open communicatiestijl zorgen ervoor dat hij snel tot de kern van vraagstukken komt. Zo helpt hij organisatie om complexe materie helder te maken en te visualiseren, overzicht en richting ontstaan. Hij draagt bij aan het slimmer inrichten van processen en zorgt dat technische oplossingen goed aansluiten op de praktijk. Altijd met oog voor de eindgebruiker en het organisatiebelang.