Envalior
Referentiecase: Envalior’s IT-transitie gedreven door teamwork

Na de overname van DSM Engineering Materials en LANXESS High Performance Materials door investeerder Advent International ontstond Envalior als nieuwe organisatie. Deze fusie bracht een grote IT-uitdaging met zich mee: binnen twee jaar moest de organisatie volledig zelfstandig opereren. Daarom werd in het eerste jaar Envalior losgekoppeld van DSM (carve-out). In het tweede jaar volgde de ontkoppeling van LANXESS en de integratie van beide legacy-omgevingen in één SAP-systeem.

Voor een organisatie met wereldwijd ca. 4000 medewerkers en een complexe applicatieomgeving was dit allesbehalve eenvoudig. Vanwege de tijdsdruk werd het IT-landschap van DSM als vertrekpunt genomen. In deze case vertellen Danny van Oost, Director Digital Solution Delivery en Bas van Trier, Chapter Lead Support Functions, beiden werkzaam bij Envalior over de aanpak en resultaten van deze IT-transitie.

Danny was als eindverantwoordelijke nauw betrokken bij deze transitie. Samen met Bas, de andere Chapter Leads en het interne Digital Solutions Team droeg hij verantwoordelijkheid voor de integratie van de twee bedrijven in één SAP-omgeving en het uitvoeren van de integratiestrategie. Deze uitdaging kon alleen slagen met behulp van een deskundig projectteam, bestaande uit het interne IT-team aangevuld met externe IT-consultants.

Vanuit Valid waren meerdere projectmanagers betrokken bij deze transitie. Waaronder programmamanager Yvo Brands. Als onderdeel van het kernteam was hij nauw betrokken bij de begeleiding van de carve-out van zowel DSM als Lanxess. Daarnaast was hij in een later stadium verantwoordelijk voor één van de vier belangrijke pijlers binnen het project: support functions.

De uitdaging: snelheid boven perfectie

Het opzetten van de Envalior IT-infrastructuur en de carve-out van DSM hadden een harde deadline: op 1 april 2024 moest Envalior een eigen IT-infrastructuur live hebben en volledig losgekoppeld zijn van DSM. Deze tijdsdruk bepaalde de aanpak van het programma. Er werd gekozen voor een pragmatische strategie, waarbij de bestaande DSM-SAP-omgeving en de geïntegreerde applicaties like for like werden gemigreerd naar de nieuwe infrastructuur van Envalior. Het uitgangspunt van de SAP-migratie was helder: eerst zorgen dat alles werkt, daarna optimaliseren. “Speed above perfection,” aldus Danny, waarmee hij de gekozen aanpak treffend samenvat.

De technische kant van deze fusie was één aspect. Net zo belangrijk was het meenemen van medewerkers in deze verandering. Voor veel collega’s betekende de overstap naar Envalior dat processen veranderden of dat zij met nieuwe systemen moesten werken. Daarom werd er naast de technische migratie ook ingezet op verandermanagement: het begeleiden van mensen bij de overgang. De impact van de  verandering wordt vaak pas echt duidelijk zodra mensen met het nieuwe systeem gaan werken. Om die reden maakte een uitgebreide hypercare-fase onderdeel uit van het verandermanagement. Dit is altijd een uitdagende component. Achteraf gezien had extra aandacht hiervoor nog meer waarde kunnen bieden. Tegelijkertijd heeft de huidige aanpak belangrijke inzichten opgeleverd die Envalior nu benut bij toekomstige veranderingen.

Envalior 2
Envalior taart aansnijden

De aanpak: structuur en samenwerking

Om grip en voortgang te behouden werd het programma opgedeeld in vier pijlers: infrastructuur en netwerk, support functions, non-SAP-applicaties en SAP. Voor elke pijler was een programmamanager verantwoordelijk. Deze duidelijke verdeling zorgde voor overzicht en eigenaarschap en creëerde korte communicatielijnen

Yvo was als programmamanager verantwoordelijk voor de pijler support functions. Hij bewaakte het proces, stelde de juiste vragen en fungeerde als sparringpartner voor de interne organisatie. Danny benadrukt:

“Yvo trad nooit op als een externe. Alle externe consultants werden volledig opgenomen in het team en kregen het vertrouwen en de vrijheid om vanuit hun eigen kracht waarde toe te voegen aan het project. Deze aanpak was een belangrijke pijler voor het succes. Doordat iedereen als één team samenwerkte, kon er snel worden geschakeld bij beslissingen en gingen mensen, intern én extern, voor elkaar door het vuur om te leveren volgens de verwachtingen.”

De uitvoering van het project was intensief. Omdat  de verschillende pijlers van de carve-out en de integratie parallel liepen, stemden de teams wekelijks af over de afhankelijkheden tussen de projecten. Daarnaast  werd er veel aandacht besteed aan de gebruikersacceptatie. Voor de go-live werden uitgebreide testsessies georganiseerd in verschillende regio’s. De lokale aanwezigheid van teamleden in landen als China, India en de VS bleek cruciaal voor de kwaliteit en acceptatie van het nieuwe SAP-systeem. Ook tijdens de go-live waren projectleden op locatie om medewerkers direct te ondersteunen.

Veranker security vanaf dag één

Vanaf de start was er veel aandacht voor cyber security. Dit heeft Envalior vanaf het begin stevig neergezet met een sterke CISO-rol. Security was geen apart traject, maar een integraal onderdeel van elke beslissing in de carve-out. Juist bij een overgang waarbij systemen worden losgekoppeld, nieuwe omgevingen worden opgebouwd en medewerkers met andere applicaties gaan werken, ontstaan extra risico’s. Door security vanaf dag één te verankeren in de governance, architectuur en operatie voorkom je dat het achteraf een kostbare inhaalrace wordt.

Resultaten: een solide basis voor de toekomst

Binnen een jaar werd een Envalior IT-omgeving gecreëerd en na twee jaar werkten alle 4.000 medewerkers volledig in deze nieuwe omgeving. De SAP en non-SAP-applicaties waren operationeel en het nieuwe wereldwijde netwerk stond. Ondanks de complexiteit en de strakke planning bleef de continuïteit van de business gewaarborgd.

Voor Bas en Danny staat één aspect centraal wanneer zij terugblikken, de samenwerking. “Het succes van dit project kwam voort uit het teamgevoel. Dit gezamenlijke fundament maakte het verschil en zorgde ervoor dat het project binnen de gestelde tijdlijn en het budget werd gerealiseerd.”

Valid speelde een belangrijke rol omdat er meerdere ervaren projectmanagers en business analisten  op cruciale plekken binnen het project waren betrokken. In complexe projecten met een groot IT-vraagstuk komt de kracht van Valid tot zijn recht: snel overzicht creëren, structuur aanbrengen en zorgen dat strategische keuzes praktisch uitvoerbaar blijven. Met een geïntegreerde benadering van technologie, mens en proces.

De carve-out van DSM en Lanxess en de integratie in één SAP-omgeving vormden de eerste grote stap naar een uniforme Envalior organisatie. Inmiddels richt Envalior zich op de volgende fase: het optimaliseren en rationaliseren van applicaties en processen binnen de vier pijlers. Waar in de eerste fase snelheid en continuïteit centraal stonden, is er nu ruimte om systemen en processen te vereenvoudigen en toekomstbestendig in te richten.

Tips voor een succesvolle carve-out

Om een carve-out en integratie van deze omvang te laten slagen, delen Bas en Danny een aantal belangrijke lessen:

  • Blijf pragmatisch, streef niet naar perfectie. 80% is vaak goed genoeg om vooruit te kunnen.
  • Bepaal een helder einddoel, maar blijf wendbaar. Houd ruimte om onderweg, waar nodig, bij te sturen.
  • Blijf dicht bij de scope. Voorkom afdwalen door vooraf duidelijke kaders af te spreken.
  • Investeer in samenwerking en teamgevoel. Interne en externe mensen moeten als één team acteren, dat maakt het verschil. Hierdoor ga je voor elkaar door het vuur.
  • Vergeet security niet. Zet dit vanaf het begin stevig neer, bijvoorbeeld met een sterke CISO-rol.
  • Zorg voor hypercare. Plan een periode van intensieve ondersteuning direct na de overgang.
  • Houd grip op budget en middelen. Strak budget management voorkomt verrassingen.
  • Sta stil bij verandermanagement. Zonder aandacht voor de menselijke kant loop je het risico op weerstand. Neem medewerkers stap voor stap mee om draagvlak te creëren.
  • Vier successen. Het motiveert teams en houdt de energie hoog.

Zoals eerder benoemd was de goede samenwerking een van de belangrijkste succesfactoren. “Met de juiste mensen, de juiste focus en een hecht teamgevoel maak je het verschil,” aldus Bas en Danny.

Over Envalior

Envalior is een wereldwijde speler op het gebied van engineering materials: hoogwaardige kunststoffen en aanverwante materialen die worden toegepast in onder andere automotive, elektrische en elektronische componenten en industriële toepassingen. Het bedrijf is in 2023 opgericht door de samenvoeging van DSM Engineering Materials en LANXESS High Performance Materials.

Envalior telt wereldwijd circa 4.000 medewerkers en heeft een sterke positie in Europa, Azië en de Verenigde Staten. Duurzaamheid staat centraal in de strategie, met nadruk op bio-gebaseerde en gerecyclede materialen en oplossingen die bijdragen aan CO₂-reductie en efficiëntieverbetering. Vanuit 18 productlocaties en 12 R&D-centra wereldwijd levert Envalior innovatieve en toekomstbestendige materialen aan klanten over de hele wereld.