DPS B.V.
Referentiecase DPS B.V. – Van carve-out tot Cloud: De IT-transformatie van DPS

Na de fusie van DSM en Firmenich, nu dsm-firmenich, werd eind 2022 de dienstverlening van DSM Pension Services losgekoppeld van dsm firmenich. De pensioenuitvoeringsorganisatie werd een zelfstandige organisatie: DPS B.V.

Deze ‘carve-out’ vroeg om een volledige verhuizing, zowel fysiek als digitaal van DPS. Voor de vanouds interne IT-dienstverlening die dsm-firmenich leverde aan DPS betekende dit, dat deze in korte tijd getransformeerd moest worden naar een zelfstandige IT-dienstverlening, volledig losgekoppeld van dsm-firmenich, binnen het nieuwe zelfstandige DPS B.V. Voor deze IT-migratie was de informatiemanager Lucien Kruchten van DPS verantwoordelijk. Samen met projectmanager Erwin Papenborg van Valid pakte hij dit project succesvol op: van zorgvuldig losmaken van bestaande systemen, het verhuizen van data en werkplekken, tot het opnieuw inrichten van het totale IT-landschap, volledig in de cloud. In deze case, de IT-transformatie bij DPS, vertelt Lucien welke stappen DPS nam op het gebied van IT en deelt hij enkele waardevolle tips.

Lucien geeft aan; binnen een jaar moest DPS B.V. volledig onafhankelijk opereren. Om dit goed te laten verlopen hebben we een aantal streams opgericht. Denk aan financiën, communicatie, huisvesting en IT. De IT-transformatie vormde hierbij de rode draad. Dankzij een nauwe samenwerking met alle interne streams en de IT begeleiding van projectmanager Erwin in het bijzonder, werd deze complexe transitie niet alleen op tijd, maar ook met oog voor continuïteit en toekomstbestendigheid gerealiseerd.

De uitdaging: meer dan techniek – gebruikers staan centraal

De carve-out was geen puur technische operatie. Naast het regelen van netwerken, security, connectiviteit en de werkplek zelf, lag er een andere uitdaging in de gebruikersadoptie. Medewerkers moesten wennen aan een compleet nieuwe digitale werkomgeving én deze snel eigen maken. “Business en IT komen steeds dichter bij elkaar te liggen. Bijna alle impactvolle veranderingen van de business hebben ook een groot IT component. Het is dan ook belangrijk dat er genoeg aandacht is voor adoptie”, zo geeft Lucien aan.

PIT ground
Afbeelding 1

“De overgang naar zelfstandigheid was voor ons niet alleen een technische uitdaging, maar vooral een organisatorische.”

Lucien Kruchten Informatiemanager DPS

De aanpak:

Op basis van eerdere positieve ervaringen en de affiniteit met IT gerelateerde projecten koos DPS bewust voor een projectmanager van Valid. Projectmanager Erwin speelde hierin een sleutelrol. Met zijn ervaring, senioriteit en oog voor zowel mens als techniek, leidde hij de transitie. “Erwin voelde direct als een collega van ons. Hij wist het project niet alleen inhoudelijk te sturen, maar ook te verbinden met de organisatie,” zegt Lucien. Zo werd er een adoptie-aanpak opgezet, waarbij medewerkers actief werden begeleid om het nieuwe werken te omarmen. Denk hierbij aan presentaties, workshops en praktische ondersteuning. Lucien: “Een dergelijke adoptie omvat niet één training, maar een doordachte aanpak zodat je iedereen aangehaakt houdt. Erwin had hier veel oog voor en nam iedereen mee in het traject”.

De uitvoering: adoptie, eigenaarschap en rust op de werkvloer

Een goede voorbereiding is het halve werk, iets wat in projectmanagement vooral tot uiting komt in planning en governance van het project. DPS B.V. verhuisde naar een eigen kantoor in Sittard, volledig voorzien van alle moderne IT-faciliteiten: glasvezel, telefonie, WiFi, digitale vergaderfaciliteiten, printers, nieuwe laptops voorzien van alle benodigde applicaties en het weer invlechten van alle business applicaties. Ondanks de krappe tijdlijn konden medewerkers vrijwel ongestoord doorwerken. Toch waren er ook leerpunten. Zo bleek de communicatie richting externe partijen veel aandacht nodig te hebben. Sommige oude emailadressen bleken nog een tijdlang hier en daar gebruikt te worden door externe partijen. Lucien: “Mijn tip aan anderen: regel dit strak en wijs iemand aan die het proces bewaakt.”

Verder bouwen op een stabiele basis

Door vanaf het begin de eindgebruiker centraal te stellen, technische keuzes goed af te stemmen en adoptie serieus te nemen, hield DPS grip op de verandering. De zorgvuldige aanpak, in nauwe samenwerking met leveranciers, legde de basis voor een stabiele en toekomstbestendige IT-omgeving. Het project heeft een solide basis geleverd waarop DPS zelfstandig verder kan bouwen, met grip op eigen processen, veiligheid en schaalbaarheid zodat ze klaar zijn voor de toekomst.

Over DPS B.V.

DPS B.V. is de integrale dienstverlener voor pensioenfondsen. DPS ondersteunt pensioen fondsbesturen en adviseert hen over vermogensbeheer, actuariaat, pensioenen en communicatie, risicobeheer en audit. Daarnaast voert DPS de pensioenadministratie en deelnemerscommunicatie uit voor de fondsen. Ook beschikt DPS over eigen vermogens beheer waarin fiduciair management, fiduciair beheer en portefeuillemanagement zijn ondergebracht.

Dit alles doet DPS met ongeveer 75 collega’s. DPS B.V. heeft Pensioenfonds PDN en Stichting Pensioenfonds SABIC als klant, en voert de pensioenregeling uit voor een 25-tal werkgevers die bij deze fondsen aangesloten zijn.

De aandelen van DPS zijn volledig in handen van Pensioenfonds PDN.