Agile team breidt applicatie uit voor het managen van forecasts voor meer dan 400 projecten

Valid Digital Business heeft samen met een Healthcare Provider, wereldwijd producent van technologie voor de gezondheidszorg, een cruciale applicatie voor het forecasten van centrale services van onder meer klinische studies gemoderniseerd en uitgebreid met Change Order Management. Dankzij Scrum en Agile kon de omvang van het projectteam tot het minimum worden beperkt. Met een klein team is de applicatie in korte tijd ontwikkeld. Dit is gelukt dankzij korte communicatielijnen, het reduceren van complexiteit en snelle besluitvorming.

1    Context: consolidatie van rapportages

De wereldspeler in healthcare levert diverse apparatuur en diensten waar miljoenen mensen over de hele wereld hun gezondheid - en vaak hun leven - aan te danken hebben. De Healthcare Provider voert innovatie hoog in het vaandel. Het bedrijf investeert in 2022 miljarden in Research & Development, een toename van 10% ten opzichte van 2021. Het gaat om R&D-projecten op het gebied van kunstmatige intelligentie, data-analyse, robotica en andere zorgtechnologieën, maar ook om klinische studies in samenwerking met onderzoeksinstellingen en ziekenhuizen. Gezien de omvang en het strategische belang van R&D voor ze, is het goed managen en forecasten van centrale services voor al die projecten cruciaal. Daar is goede business intelligence voor nodig, die op basis van de nieuwste technologie in staat is mee te groeien met de organisatie en met de eisen en wensen van de gebruiker.

2    Uitdaging: centraliseren voor snellere rapportage en betere output

Onder meer om consistentie in de bedrijfsprocessen te waarborgen en de efficiency te verhogen, is een onderdeel van de Healthcare Provider bezig de rapportage over allerlei activiteiten en milestones, wereldwijd te centraliseren, te consolideren en in te bedden in systemen voor Corporate Finance en andere interne stakeholders. Dit brengt met zich mee dat meer mensen met diverse rollen met de informatie gaan werken. 
Halverwege het vorige decennium heeft Valid een applicatie ontwikkeld voor het budgetteren en forecasten van centrale services voor het supporten van onderzoeksprojecten. Deze applicatie was aan vernieuwing toe en moest schaalbaar worden gemaakt voor honderden gebruikers in de hele wereld. Daarna moest de functionaliteit worden uitgebreid met Change Order Management.

3    Tijd en geld

“Vanuit Corporate was er sterke behoefte aan snellere rapportage en betere output. Gezien de brede gebruikersgroep waren gebruiksgemak en efficiency van de rapportages belangrijke eisen.” Dat zegt de Sr. Business Analist bij deze Healthcare Provider. Hij is verantwoordelijk voor de vernieuwing van de informatievoorziening rondom de diensten die de centrale service provider aanbiedt voor klinische studies en procesverbeteringsprojecten.

Daarnaast is hij verantwoordelijk voor het inventariseren en nakomen van de business requirements. Binnen zijn bedrijfsonderdeel zijn business analisten multifunctioneel, inclusief het aanvragen van de offerte bij de leverancier, de planning, het houden van voortgangsbesprekingen en het bewaken van alle projectfases vanaf het vastleggen van de requirements tot en met build, test, User Acceptance Testing, Go Live en Hypercare direct na oplevering. 

4    Oplossing: de mensen en de kwaliteit van Valid

Valid heeft in 2015 als vervanging voor de vele Excel-spreadsheets, die de klant toen nog gebruikte voor forecasten, de zogeheten Demand Management Tool (DMT) gebouwd voor het budgetteren van services en projecten. “Onze business is natuurlijk veranderd in de loop van de tijd, net als de eisen en wensen op het gebied van reporting en forecasting. Gezien onze goede ervaringen met Valid Digital Business hebben we het project voor de vernieuwing van de business intelligence daar ook weer ondergebracht. We kennen de mensen en de kwaliteit van de aanpak en van de deliverables. In al die jaren hebben we maar één keer een performance issue gehad”, zegt de Sr Business Analist.

Valid heeft een praktisch projectplan geschreven, met ruimte voor flexibiliteit, zodat onvoorziene aanpassingen zonder langdurig goedkeuringsproces konden worden doorgevoerd. Het totaal aantal uren was gedefinieerd; de eerste helft met vastgelegde werkzaamheden. De andere helft is gaandeweg en naar bevind van zaken benut. De applicatie bevat twee functionele componenten: Forecasting en Change Order Management, waarbij de ontwikkeling gestart is met Forecasting. 

5    Scrum en Agile

De developers hebben de bestaande DMT-applicatie verder op maat gemaakt en uitgebouwd om aan te sluiten op de nieuwe business requirements op het gebied van functionaliteit, schaalbaarheid en integratie. Ook heeft Valid de databasestructuur aangepast en de datamigratie begeleid. De klant heeft zelf gezorgd voor de migratie en de integratie. In juni 2021 is het vernieuwingsproject van start gegaan, vanaf november werden de eerste resultaten zichtbaar en begin april 2022 is de nieuwe applicatie in productie gegaan. In juni 2022 is het project afgerond. Dan wordt de tool voor het eerst ingezet voor de rapportage van wat er in de toekomst wordt verwacht voor de centrale services. 

Valid heeft de Scrum-methode en Agile werken geïntroduceerd. Joris Janssen, Scrum Master/Project Manager bij Valid: “Scrum is ideaal voor een project als dit.” Het team van Valid bestond uit de developers die destijds de DMT-tool hebben gebouwd en Janssen. Extra expertise en capaciteit vanuit de Valid-organisatie stonden paraat om bij te springen. De Sr Business Analist zorgde als Product Owner voor de verbinding met de Healthcare Provider. “Ik had nog nooit Agile gewerkt. In het begin vond ik het lastig, omdat requirements vanuit de organisatie niet altijd even duidelijk waren, terwijl we toch aan de slag gingen. Met Agile vang je dat gemakkelijk op, omdat het de gebruiker in staat stelt gaandeweg aan de hand van de demo’s zijn requirements scherper te krijgen.” 

Wekelijks was er voortgangsoverleg en na elke drie weken sprint werd een demo- en planningsessie gehouden waaraan ook andere stakeholders van de klant in binnen- en buitenland deelnamen. “Wij hebben de klant van sprint naar sprint meegenomen”, aldus Janssen. Een groot deel van het ontwikkelingswerk kon remote worden gedaan. Het team heeft zowel de nieuwe omgeving als een testomgeving gebouwd. Janssen: “Daardoor konden we proactief testen en bug fixes direct doorvoeren.”

Resultaten: Eén centrale tool die tot minder fouten en meer productiviteit leidt
Ongeveer 400 projecten met een totale waarde van honderden miljoenen worden gemanaged door de applicatie. De budgetten en forecasts worden elk kwartaal herzien. 

De kort-cyclische manier van werken en het relatief kleine team heeft geleid tot versnelde development en tot hogere kwaliteit in het ontwikkelingsproces. Testen en bug fixing gebeurden on-the-fly, zodat de klant zich kon focussen op de functionaliteit. Valid heeft ook het technisch beheer van de applicatie gemoderniseerd.

‘Dicht op de klant’ is voor ons een van de belangrijkste succesfactoren. Dat is ook in dit project gebleken”, zegt Janssen. De Sr Business Analist kan dat volmondig beamen. “De korte reactietijd en de handelingssnelheid van het team zijn uitstekend. Het heeft ook te maken met hun kennis en ervaring.” 

“Het proactief meedenken door Valid was van onschatbare waarde. Ze komen uit zichzelf met betere alternatieven voor door ons bedachte oplossingen. Vaak zijn die dan al op eigen initiatief gebouwd”, zegt de Sr Business Analist.

Valid heeft ook de ‘user experience’ (UX) gemoderniseerd. De Sr Business Analist: “Valid werkt vanuit het perspectief van de gebruiker. De applicatie heeft een moderne UX-interface, met gemakkelijke data-invoer en selfservice voor het bouwen en beheren van dashboards en rapporten in andere applicaties. We beschikken nu over 1 centrale tool waar zo’n 400 gebruikers in de hele wereld toegang toe hebben. De gebruikers zijn er erg blij mee.”

De tool dwingt een gestandaardiseerde manier van werken af. Daardoor worden er minder fouten gemaakt en is de rapportage een stuk accurater. De productiviteit van de gebruikers is sterk toegenomen door de effectieve UX.

6    Daarom Valid

Valid werkt al vele jaren samen met deze klant, onder meer op het gebied van infrastructuur, en systeembeheer. Ook voor applicatieontwikkeling wordt de expertise van Valid ingezet. Eerder al hebben Valid en deze klant een applicatie voor het aanvragen van vergoeding van specifieke medische behandelingen vernieuwd en gestroomlijnd. 

Applicatie development-Valid-style kenmerkt zich dankzij Scrum en Agile door korte ontwikkelcycli in nauwe betrokkenheid met de eindgebruiker. Projecten worden flexibel opgezet en er wordt veel aandacht besteed aan de gebruikersacceptatie. De introductie van een Hypercare-fase, waarin support direct werd verleend, draagt ertoe bij dat vragen en issues direct worden opgelost.

7    Meerwaarde Valid

• Gestructureerde, en toch flexibele aanpak en projectmanagement
• Scrum en Agile werkwijzen
• Hoge handelingssnelheid
• Meerwaarde gedurende alle aspecten en fases van het project 
• Pro-actief
• Kennis van zaken
• Resultaatgericht
• Teamwork met de klant

Wil jij ook kennismaken met Valid Digital Business? Arthur helpt jou graag. 

Contact