Mosa

Verbetering van samenwerking en zakendoen door een moderne werkplek

Koninklijke Mosa is een productiebedrijf in vloer- en wandtegels, dat ICT-voorzieningen in hoog tempo innoveert en een cloud-first strategie hanteert. Vrijwel alle business applicaties zijn gemigreerd. Valid hielp Mosa legacy-kantoorautomatisering te vernieuwen op basis van Office 365. Dat was nodig om de wereldwijde groeiambities van Mosa te kunnen ondersteunen.

Uitdaging: beter samenwerken

Het aflopende licentiecontract met Microsoft was aanleiding voor Mosa om de IT-behoeften onder de loep te nemen. Niet alleen van de mobiele medewerkers, maar ook van de mensen op het hoofdkantoor en in de fabrieken. Mosa zocht een platform dat de gehele organisatie beter in staat stelde samen te werken, informatie te delen en elkaar gemakkelijker te vinden.

De cloud-toepassing Office 365 van Microsoft heeft alles in zich om aan de diverse behoeften en vraagstellingen te voorzien, mits de implementatie goed gebeurt. Het invoeren van Office 365 is veel minder een technisch vraagstuk – alle techniek komt immers uit de Microsoft-cloud en blijft onzichtbaar voor de gebruiker – dan een bedrijfsmatige uitdaging: hoe krijg je de organisatie mee in een nieuwe manier van werken? En hoe zorg je ervoor dat de mensen de nieuwe mogelijkheden ook echt gebruiken? “We hebben hiervoor de hulp van Valid ingeroepen van Valid, dat bewezen expertise heeft op het gebied van Office 365”, zegt Patrick Wenmeckers, IT-manager bij Mosa.

Mosa
Valid – samenwerken
Oplossing: overgang naar Microsoft 365

De keuze voor Microsoft 365 paste naadloos in de visie van Mosa op ICT. Die moet mobiel werken ondersteunen en meer verkopenmogelijk maken, op meer verkooppunten. Mosa wilde door de cloud te omarmen, ook shadow-IT voorkomen. Dat houdt in dat mensen zelf toepassingen gaat inzetten als het naar hun smaak te lang duurt voordat de IT met een oplossing komt. De inzet van cloud moet ook de druk op de IT-afdeling verminderen. Wenmeckers: “IT wordt steeds complexer, er is steeds meer kennis nodig. Dat kun je beter uitbesteden aan de cloud- en SaaS-leveranciers, zodat je je kunt concentreren op je business.”

Voordeel van de samenwerking: zorgvuldige aanpak

Met name het veranderingsmanagement is zorgvuldig aangepakt. “Iedereen heeft honderden redenen om iets nieuws niet te doen. We hebben dat zoveel mogelijk ondervangen door vooral de nieuwe mogelijkheden te laten zien, en niet te blijven hangen in het verleden. Je moet in de loop van het traject steeds meer en steeds meer op maat gaan communiceren. Blijven uitleggen waarom dit nodig is en laten zien wat het voor het dagelijkse werk van de medewerker betekent.”

Om de medewerkers met zachte hand naar de nieuwe omgeving te dirigeren, heeft het team de bestaande bestanden op het netwerk op read-only gezet. Als mensen deze bestanden willen hergebruiken, zullen zij ze moeten kopiëren naar de nieuwe omgeving en metadata moeten toekennen. Na drie maanden worden de bestanden ‘onzichtbaar’ gemaakt, om de gebruikers te dwingen tijdig hun bestanden over te zetten.

Resultaat: moderne werkplek die voorziet in alle behoeften

Valid hielp bij het migreren van data en het opzetten van een goed zoeksysteem. Valid legde koppelingen en zette in de cloud Identity & Access Management (IAM) op.  Medewerkers hebben laptops en tablets gekregen, waardoor ze plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. Wenmeckers is tevreden over het verloop van het project, maar is ook kritisch. “Microsoft 365 is een mooi product, maar niet altijd consistent en duidelijk. Onze financiële administratie bijvoorbeeld werkt veel met draaitabellen. Die worden echter beperkt ondersteund door de webversie van Microsoft 365.”

“IT wordt steeds complexer, er is steeds meer kennis nodig. Dat kun je beter uitbesteden aan de cloud- en SaaS-leveranciers, zodat je je kunt concentreren op je business.”

Patrick Wenmeckers IT manager bij Mosa
Valid – werkplek 2
Valid – man werkplek
Klaar voor de toekomst

Valid was volgens Wenmeckers van onschatbare waarde voor het succes van de implementatie. “Terugkijkend is Valid de beste keuze geweest. Ze krijgen een 10. Het technische stuk is foutloos verlopen. Je kon merken dat Valid al meer met dit bijltje heeft gehakt. Ze hebben eigen tools en scripts ingezet die de implementatie hebben versneld. Valid had de zaak degelijk voorbereid maar kon ook anticiperen op onverwachte ontwikkelingen. Ze houden het beoogde resultaat voor ogen. De verdeling van taken, de planning en onderlinge afstemming zijn heel goed gegaan.“

Ook hebben specialisten van Valid geholpen bij het geven van voorlichting en training van gebruikers. Zij hebben daar veel ervaring in. Na de finale training hielpen ze door floorwalking mensen op weg. Wenmeckers: “In hechte samenwerking hebben we een mooi resultaat neergezet, waarmee we klaar zijn voor de toekomst.”

“Terugkijkend is Valid de beste keuze geweest. Ze krijgen een 10. Het technische stuk is foutloos verlopen. Je kon merken dat Valid al meer met dit bijltje heeft gehakt.”

Patrick Wenmeckers IT manager bij Mosa
Over Mosa
  • Actief in meer dan 50 landen, verspreid over 4 continenten
  • Opgericht in 1883
  • Meer dan 600 werknemers
Resultaten
  • Vereenvoudiging IT
  • Aanzienlijk minder supportvragen
  • Vergrote innovatiekracht bij gelijkblijvende OPEX
  • Versnelling salesproces
  • Meer offertes per medewerker
  • Probleemloos plaats- en tijdonafhankelijk werken
  • Versterking bedrijfscultuur
Meerwaarde Valid
  • Bewezen expertise in de implementatie van Office 365: technisch en organisatorisch
  • Bewezen methodiek en handige tooling
  • Resultaatgericht
  • Gestructureerde en toch flexibele aanpak
  • Teamwork