Valid helpt Mosa met Office 365 beter wereldwijd zaken te doen

Koninklijke Mosa, al vanaf 1883 bekend van vloer- en wandtegels, is een productiebedrijf dat de ICT-voorzieningen in hoog tempo innoveert. Cloud computing staat centraal. Op het ERP systeem na zijn alle business applicaties nu in de cloud. Valid heeft Mosa geholpen de legacy kantoorautomatisering te vernieuwen op basis van Office 365. Dat was nodig om de wereldwijde groeiambities van Mosa te kunnen ondersteunen.

Voor kantoorautomatisering gebruikte Mosa Office. Op de kantoren in binnen- en buitenland werkt dat prima, maar voor de medewerkers op andere locaties, met name voor medewerkers in de buitendienst, leverde dat problemen op. Met behulp van Citrix kregen remote medewerkers toegang tot de bedrijfssystemen en de kantoortoepassingen. Bij matige of slechte communicatieverbindingen was dat niet echt werkbaar. De handelingssnelheid van mensen in sales en support was daardoor vaak onder de maat. Door het verlies aan efficiency van met name verkoopmedewerkers kwamen de groeidoelstellingen van Mosa in de knel.

Zelf doen

Het aflopen van het licentiecontract met Microsoft op basis van Citrix begin 2017 vormde de aanleiding om de behoeften van Mosa onder de loep te nemen. Niet alleen van de mobiele medewerkers, maar ook van de mensen op het hoofdkantoor en in de fabrieken. Mosa zocht een platform dat de gehele organisatie beter in staat stelde samen te werken, informatie te delen en elkaar gemakkelijker te vinden. Waarbij aangetekend moet worden dat de medewerkers op de productievloer een andere, minder uitgebreide communicatiebehoefte hebben dan mensen met veel klantcontact. En dus ook andere licenties nodig hadden. “Mosa had mensen in de buitendienst al voorzien van de nieuwste mobiele apparatuur, maar bood remote access nog op de traditionele manier. Dat is net als iemand een Ferrari geven om over zandwegen rond te rijden,” zegt Sjoerd Winkens, account manager bij Valid. Niet alleen de infrastructuur was aan vernieuwing toe maar ook de manier waarop e-mail was ingericht.

De cloud-toepassing Office 365 van Microsoft heeft alles in zich om aan de diverse behoeften en vraagstellingen te voorzien, mits de implementatie goed gebeurt. Het invoeren van Office 365 is veel minder een technisch vraagstuk - alle techniek komt immers uit de Microsoft cloud en blijft onzichtbaar voor de gebruiker - dan een bedrijfsmatige uitdaging: hoe krijg je de organisatie mee in een nieuwe manier van werken? En hoe zorg je ervoor dat de mensen de nieuwe mogelijkheden ook echt gebruiken? “Wij hebben rondgevraagd hoe andere bedrijven dat realiseerden, maar daar kwam geen eenduidig antwoord op. Er zijn nog niet veel bedrijven die de webvariant van Office 365 inzetten. Onze Sharepoint partner wist het ook niet. Toen hebben we besloten de organisatorische implementatie zelf te doen, ondersteund door Valid dat bewezen expertise heeft in Office 365 implementaties,” zegt Patrick Wenmeckers, IT Manager bij Mosa. “20 procent van het werk bij een Office 365-implementatie is techniek, de rest is veranderingsmanagement.”

Cloud First

De keuze voor Office 365 paste naadloos in de al eerder door Mosa uitgezette ICT-strategie. Deze moest meer verkopen, meer verkooppunten en beter mobiel werken ondersteunen. Cloud First is leidend in deze strategie. Mosa wilde Shadow IT voorkomen door in een vroeg stadium cloud te omarmen. Shadow IT doet zich voor als de business zelf cloud-toepassingen gaat inzetten als het naar hun smaak te lang duurt voordat IT met een oplossing komt. De inzet van cloud leidt tot vereenvoudiging van de IT-afdeling. Wenmeckers: “IT wordt steeds complexer, er is steeds meer kennis nodig. Dat kun je beter uitbesteden aan de cloud- en SaaS-leveranciers en je concentreren op je business. We hebben daarom meer behoefte aan mensen met kennis van de business dan aan techneuten.”

Valid heeft vooraf de belangrijkste stakeholders van Mosa meegenomen naar het Microsoft-kantoor voor een Customer Immersion Experience sessie. “Microsoft fungeert als ‘preseller’ door een omgeving te faciliteren waarin de klant diepgaand kennis kan maken met de kenmerken en mogelijkheden van de nieuwe omgeving. Sinds enige tijd heeft Valid gecertificeerde Microsoft Customer Experience Managers in dienst die dit in eigen huis kunnen realiseren.”

Wenmeckers heeft ervoor gezorgd dat het management het goede voorbeeld geeft. “Dat heeft gewerkt. Mensen volgen. We zien dat ze Skype zijn gaan gebruiken om samen aan proposities te werken, dat kenden ze niet. En dat ze documenten delen in plaats van rondmailen.“ Wenmeckers en het team hebben het veranderingsmanagement zorgvuldig aangepakt. “Iedereen heeft honderden redenen om iets nieuws niet te doen. We hebben dat zoveel mogelijk ondervangen door vooral de nieuwe mogelijkheden te laten zien, en niet te blijven hangen in het verleden. Je moet in de loop van het traject steeds meer en steeds meer op maat gaan communiceren. Blijven uitleggen waarom dit nodig is en laten zien wat het voor het dagelijkse werk van de medewerker betekent.” Vooral de omgang met data is een belangrijk aandachtspunt. “Mensen zijn gewend hun data op een bepaalde manier en op een vaste plaats op te slaan. En dat wordt anders in de cloud. Je moet voorkomen dat mensen op de oude manier blijven werken.” Sommige afdelingen, zoals marketing, zijn radicaal met een schone lei begonnen, andere afdelingen zoals Finance moeten bij hun historische data kunnen en deze ook toegankelijk maken voor collega’s.

Zachte hand

Het migreren van bestanden is een zaak die vanuit de business gedaan moet worden. Het opzetten en toekennen van metadata, het vereenvoudigen van ingewikkelde directory-structuren (bij Mosa 14 niveau’s diep), het opzetten van een goed zoeksysteem: dat alles kan alleen met kennis van de business. Om de medewerkers met zachte hand naar de nieuwe omgeving te dirigeren, heeft het team de bestaande bestanden op het netwerk op read-only gezet. Als mensen deze bestanden willen hergebruiken, zullen zij ze moeten kopiëren naar de nieuwe omgeving en metadata moeten toekennen. Na drie maanden worden de bestanden ‘onzichtbaar’ gemaakt om de gebruikers te dwingen tijdig hun bestanden over te zetten. Valid heeft geholpen door de koppelingen te maken tussen de nieuwe mail-omgeving met de bestanden die deels in OneDrive staan en deels zijn overgezet. Ook heeft Valid koppelingen met de andere oplossingen gemaakt, zoals Salesforce. Verder heeft Valid in de cloud Identity & Access Management (IAM) opgezet.

Aan het begin van de zomer van 2018 is 80 procent van het medewerkersbestand overgezet op Office 365. De rest volgt in de maanden daarop. Het gaat dan met name om productiemedewerkers die sowieso minder gebruik hoeven te maken van kantoorautomatisering. Voor zover zinvol hebben medewerkers laptops en tablets gekregen waardoor ze plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. Citrix is losgelaten.

Lessons learned

Ook al is Wenmeckers tevreden over het verloop van het project, toch heeft Mosa een aantal hobbels moeten nemen. De webversie van Office 365 blijkt af te wijken van andere Office-versies. Zo is de functionaliteit minder uitgebreid waardoor bepaalde zaken in de webversie eenvoudigweg niet mogelijk waren. “Office 365 is een mooi product maar niet altijd consistent en duidelijk. Onze financiële administratie bijvoorbeeld werkt veel met draaitabellen. Die worden beperkt ondersteund door de webversie van Office 365. Ook werken macro’s niet altijd. Planningen worden gemaakt met MS Access. Dat is niet in de webvariant beschikbaar. We zijn genoodzaakt voor een aantal medewerkers extra client Office-licenties af te nemen om dit probleem op te vangen,” legt Wenmeckers uit. Ook heeft Mosa gemerkt dat de belangstelling voor nieuwe IT beperkt is. “En je moet niet zomaar aannemen dat mensen vanzelf begrijpen hoe het allemaal werkt. Hierna gaan we gezamenlijk kijken of de werkwijze kan worden aangepast.”

Foutloos

Valid is van onschatbare waarde geweest voor het succes van de implementatie. “Terugkijkend is Valid de beste keuze geweest. Ze krijgen een 10. Je kunt gigantisch falen door de techniek en dat is niet gebeurd. Het technische stuk is foutloos verlopen. Je kon merken dat Valid al meer met dit bijltje heeft gehakt. Ze hebben eigen tools en scripts ingezet die de technische implementatie hebben versneld. Bijvoorbeeld voor wat je allemaal moet doen als je de mailbox van een persoon met alle functionaliteit en data gaat migreren,” aldus Wenmeckers. “Valid heeft hun kant van de zaak degelijk voorbereid. Planning is belangrijk, maar daar moet je flexibel mee willen omgaan, kunnen en willen anticiperen op onverwachte ontwikkelingen. Valid houdt het beoogde resultaat voor ogen. De verdeling van taken, de planning en onderlinge afstemming zijn heel goed gegaan.“

Ook hebben specialisten van Valid geholpen bij het geven van voorlichting en training van gebruikers. Daar heeft Valid immers veel ervaring in. De week voordat een afdeling overging naar de nieuwe situatie verzorgde Valid op donderdag en vrijdag de finale training. Op de maandag daarna hielpen specialisten van Valid door middel van floorwalking mensen op weg. Wenmeckers: “In hechte samenwerking hebben we een mooi resultaat neergezet waarmee we klaar zijn voor de toekomst."

Cijfers

• 640 medewerkers
• Actief in 30 landen
• 4 miljoenen bestanden overgezet
• 350 persoonlijke en 600 functionele mailboxen geconsolideerd
• Meer dan 5 domeinen geconsolideerd tot www.mosa.com

Winst

De overstap op Office 365 was niet ingegeven door de wens kosten te besparen. De operationele ICT-kosten zijn gelijk gebleven. De winst zit vooral in de sterk verbeterde handelingssnelheid, eenvoudiger ICT en effectiviteit. “Amerikanen hoeven ons ‘s avonds niet meer te bellen dat Citrix niet werkt of dat ze vanuit huis niet kunnen printen. Voorheen konden ze offline zelfs geen mailtje beantwoorden. Dat is volledig verdwenen. Het management waardeert onze nieuwe koers en heeft ons volledig vertrouwen gegeven,” zegt Wenmeckers. Offertes gaan sneller de deur uit of worden ter plekke bij de klant opgesteld. Communicatie met de backoffice gaat per Skype wat de samenwerking vergemakkelijkt. “Wij zien de business versnellen en toenemen. Precies wat we wilden bereiken,” besluit Wenmeckers.

Resultaten

• Vereenvoudiging IT
• Aanzienlijk minder supportvragen
• Vergrote innovatiekracht bij gelijkblijvende OPEX
• Versnelling sales proces
• Meer offertes per medewerker
• Probleemloos plaats- en tijdonafhankelijk werken
• Versterking bedrijfscultuur

Meerwaarde Valid

• Bewezen expertise in de implementatie van Office 365: technisch en organisatorisch
• Bewezen methodiek en handige tooling
• Resultaatgericht
• Gestructureerde, en toch flexibele aanpak
• Teamwork

Koninklijke Mosa. In meer dan dertig landen

Mosa staat voor het allerbeste uit Nederlands design. Dankzij jarenlange ervaring en een rijke geschiedenis in de productie van keramische tegels komt tijdloze esthetiek samen met functionaliteit en puur vakmanschap. Als mondiaal opererend bedrijf hecht Mosa veel waarde aan lokale productie in de buurt van zijn leveranciers. Vandaag de dag ontwerpt, ontwikkelt en produceert Mosa zijn tegels nog altijd in Maastricht, de stad waar het bedrijf in 1883 werd opgericht. Mosa-tegels worden lokaal geproduceerd, maar wereldwijd toegepast. Met een grensoverschrijdend klantenbestand, een divers en kosmopolitisch personeelsbestand en een groeiende lijst partners is Mosa toegerust om internationaal te opereren. Mosa vertegenwoordigt Nederlands design in meer dan dertig landen verspreid over vier continenten.

Ben je net als Mosa onderdeel van de industriële waardeketen? Ontdek hoe jij scoort ten opzichte van branchegenoten:

Download het gratis benchmark rapport >>