Kostenbesparing zonder kwaliteitsverlies voor SABIC

Met een jaaromzet van ruim 30 miljard U.S dollar behoort SABIC tot de wereldmarktleiders in de petrochemische industrie. Alleen al op het Europese hoofdkantoor en de productielocatie in Geleen werken meer dan 1800 mensen. Mooie cijfers, maar ook in deze sector is de economische tegenwind voelbaar. Daarom is onder meer gekeken naar kosten van het ICT-beheer Dat werd in Europa de afgelopen vijf jaar verzorgd door Valid. We praten hier over ruim 4.000 gebruikers en zo'n 275 servers die alle ICT-faciliteiten ondersteunen. Paul Baggen, Director ICT van SABIC Europe stond voor de opgave om de beheerkosten flink te reduceren, zónder in te leveren op de kwaliteit van de services. Valid vond de oplossing door de overstap naar Shared Services. Dat resulteert per 2010 in de verlenging van het contract.

Startvraag is waarom SABIC überhaupt heeft gekozen voor uitbesteding van het beheer. Paul Baggen: "De ICT-sector blijft sterk in beweging. Dat maakt het lastig om alles met eigen mensen te doen. Automatisering is niet onze core business, maar het kennisniveau van medewerkers moet wél afgestemd zijn op de technologische ontwikkelingen. Een ICTbedrijf heeft mensen met state-of-the-art kennis en biedt ze een carrièrepad. Ze kunnen niet alleen op verschillende terreinen actuele expertise inbrengen, maar ook best-practice ervaringen die ze bij andere klanten hebben opgedaan. Kortom, redenen genoeg om te kiezen voor uitbesteding."

Baggen belicht ook de redenen om te kiezen voor Valid. "Tot 2004 werkten we met drie externe bedrijven voor het beheren van de servers en het bemannen van de service desk. Geen ideale situatie, omdat de kennis verspreid was over verschillende bedrijven. Medio 2004 hebben we een nieuwe technologische infrastructuur geïmplementeerd. Dat was een goed moment om één partner voor het beheer te selecteren. Valid was niet de grootste van de drie in Managed Services, maar dat zagen we juist als een voordeel. Bij een veel grotere beheerpartij ben je één van de vele klanten, dus daar lopen ze misschien minder hard voor je. Bovendien kun je met een kleinere dienstverlener sneller schakelen. Verder had Valid tot dan toe goed werk geleverd en we merkten aan alles dat ze de samenwerking tot een succes wilden maken."

Eerst weten wat je aan elkaar hebt
In plaats van direct een dichtgetimmerd SLA-contract op te stellen, is de samenwerking tussen SABIC en Valid stapsgewijs opgebouwd. Paul Baggen legt uit waarom. "In het eerste jaar hebben we vooral wederzijds kennis overgedragen en gericht gesproken over de vormgeving van het beheer. Daardoor wisten we vooraf precies wat we aan elkaar hadden. Vergelijk het met een relatie waar partners elkaar goed willen kennen voordat ze een huwelijkscontract sluiten. In de jaren erna is ons partnership steeds verder versterkt. Inmiddels vloeit er vooral SABIC-bloed door de aderen van de Valid-mensen die bij ons zitten. Maar ze zijn ook ons externe 'geweten'. Door de ICT-kennis die ze vanuit Valid meebrengen, voorkomen ze dat we niet uit de bocht vliegen bij het doorvoeren van veranderingen. Daardoor werken we met realistische planningen en haalbare doelen."

Besparing van ruim 20% op de beheerkosten
De insteek bij de gesprekken over contractverlenging was duidelijk volgens Paul Baggen. "Door de economische teruggang komt marktleiderschap op één lijn te liggen met kostenleiderschap. Daarom onderzocht SABIC de mogelijkheden om te besparen. Wat ICT betreft, hebben we komend jaar geen plannen voor grote investeringen en dus ook geen behoefte aan externe services met een 'gouden strik'. Afhankelijk van het aantal projecten zitten momenteel zo'n acht beheerders en engineers van Valid bij ons in Sittard. Per januari 2010 gaan de meeste van hen ons ondersteunen vanuit het hoofdkantoor van Valid in Eindhoven. Daar zijn ze bovendien niet meer 100% van hun tijd bezig met SABIC, maar ook met andere klanten van Valid. Uiteraard met harde afspraken over de beschikbaarheid. Door deze overstap naar Shared Services, besparen we meer dan 20% op de kosten."

Steeds opnieuw de samenwerking uitvinden
Tot slot vragen we Paul Baggen naar de gevolgen van de nieuwe contractvorm. "De Service Desk zat al bij Valid in Eindhoven. Dat verandert dus niet. Bij de beheerders en engineers kunnen we straks niet zo maar even binnenlopen. Maar dat heeft ook z'n voordelen. Het dwingt ons planmatiger te acteren. Maar als alle hens opeens aan dek moeten, hebben we weer snel meer mensen van Valid op onze locatie. Dat zal naar verwachting komende tijd weinig gebeuren omdat we door de economische situatie terughoudend zijn in IT-innovatie. Hoewel, SABIC maakt momenteel een transitie door van regionale business units naar een "global" business model. Daarbij willen we de service levels voor het operationeel beheer uiteraard handhaven. Ik heb het volste vertrouwen dat Valid ook voor die situatie weer een oplossing biedt.

Tenslotte hebben we samen de afgelopen vijf jaar ook steeds opnieuw weten uit te vinden hoe je rendabel samenwerkt."

Ook kostenbesparen zonder kwaliteit te verliezen? Bekijk dan nu onze diensten op het gebied van beheer en outsourcing:  /diensten/beheer-en-outsourcing.aspx